全生命周期的工程項目管理

　　工程項目管理是陜西地電集團(tuán)日常運(yùn)營的重要內(nèi)容，工程建設(shè)由各分子公司和縣局負(fù)責(zé)，工程的立項審批管理歸集團(tuán)垂直管控，工程資金的撥付由集團(tuán)公司統(tǒng)一管理。由于工程項目地域分散、數(shù)量多、時間長，如何對項目整體狀況進(jìn)行監(jiān)控分析，嚴(yán)格按照工程進(jìn)度進(jìn)行資金撥付，及時快捷完成工程項目完工后的賬務(wù)處理，對于集團(tuán)而言是很大挑戰(zhàn)。

　　收支兩條線的管理辦法加快了資金統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安排、經(jīng)費(fèi)下?lián)艿荣Y金集中管理制度建立的步伐，為企業(yè)追求最佳效益起到了決定性的作用。

　　通過集團(tuán)整體融資，降低了借款成本，通過成立結(jié)算中心實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資金融通，降低了集團(tuán)財務(wù)成本，更重要的是，保證了工程項目的進(jìn)度，控制了整體財務(wù)風(fēng)險。

　　“我們首先要求先從核算上做好。從集團(tuán)總部可以穿透查詢撥了多少錢，下屬企業(yè)融資了多少錢，以及工程進(jìn)度、財務(wù)核算程度。”總會計師黃蛇樓介紹，以前的結(jié)算都是手工統(tǒng)計，核算進(jìn)度跟不上，工程做完了而帳面沒有反映，幾年后再做結(jié)算，把所有的料單進(jìn)行統(tǒng)計，僅僅分料單就得幾天時間，還要去庫房稽核蓋章、分單，一式幾聯(lián)都對上后，最后按項目來記賬，是件很復(fù)雜的工作，每次都需要花費(fèi)100個人天左右。“在結(jié)算效率和數(shù)字準(zhǔn)確性方面都有欠缺，甚至根本不算到工程上，這樣給我們帶來了很多的不便。事后再去補(bǔ)這些手續(xù)，難度很大。”現(xiàn)在，通過金蝶EAS系統(tǒng)的支持，陜西地電很好地解決了這些問題。

　　目前，陜西地電集團(tuán)的工程項目管理主要從三個方面進(jìn)行管控：時間進(jìn)度、成本費(fèi)用、項目質(zhì)量。對工程管理從時間進(jìn)度和成本費(fèi)用兩方面，進(jìn)行統(tǒng)一管理及支持跨部門協(xié)同工作，使進(jìn)度與成本費(fèi)用控制達(dá)到一致。

　　第一步是立項管理：完成從項目建議書提出、到可行性研究、項目前期準(zhǔn)備到立項審批、項目調(diào)整、立項項目與預(yù)算管理相結(jié)合等整個項目申報全過程管理。

　　第二步是進(jìn)度管理：進(jìn)度多級協(xié)同管理，包括工程開工管理、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)度計劃的編制、調(diào)整、進(jìn)度登記、問題跟蹤以及狀態(tài)報告、查詢等，從而實(shí)現(xiàn)多組織、多項目、多級進(jìn)度的協(xié)同管理與在線溝通。

　　第三步是實(shí)際消耗費(fèi)用管理：登記所有圍繞工程發(fā)生的實(shí)際費(fèi)用，發(fā)生的每筆費(fèi)用都可以同預(yù)算掛鉤，并且為工程完工后編制竣工結(jié)算及決算書提供依據(jù)。

　　第四步是完工管理：對已竣工工程，完成工程驗收，竣工決算編制及工程遺留問題處理等。

　　

　　電力工程建設(shè)管理難點(diǎn)

　　1. 電力工程數(shù)量多、規(guī)模大、耗時長，目標(biāo)控制難度大；

　　2. 參與工程建設(shè)的單位和部門多，組織協(xié)調(diào)工作難度大；

　　3. 前期準(zhǔn)備工作量大、不可控因素多，并且與其它工作之間 的 依賴性強(qiáng)；

　　4. 工程管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化流程控制；

　　5. 工程建設(shè)文檔多而且復(fù)雜，存檔和查閱難度大；

　　6. 項目溝通缺乏有效手段，職能部門之間缺乏協(xié)作；

　　7. 歷史數(shù)據(jù)難保存，決策支持的難度大。

　　需求一：以工程項目為核心，建立涵蓋工程建設(shè)各環(huán)節(jié)的項目信息集成管理平臺，可以全面反映出來每個工程項目的各種狀態(tài)和企業(yè)所有工程項目的整體概況。

　　需求二：對項目進(jìn)行分類管理，對主網(wǎng)項目從項目源頭開始對項目投資進(jìn)行監(jiān)控，在項目建設(shè)過程中對資金撥付使用流程進(jìn)行規(guī)范管理，嚴(yán)格按項目進(jìn)度撥付。

　　需求三：以合同為基準(zhǔn)，對項目過程進(jìn)行全程精準(zhǔn)管理。

　　現(xiàn)在，陜西地電的每一個工程項目都有預(yù)算，每一個工程項目都有統(tǒng)一編號。“以前項目太多，一個村一個項目，農(nóng)網(wǎng)有多少個項目，誰可以說得清楚？”黃蛇樓說，現(xiàn)在業(yè)務(wù)部門統(tǒng)一編號，而且是唯一的編號，通過編號從上到下都可以穿透查詢，過去這些都達(dá)不到的。

　　陜西地電的工程項目的支出，是除購電成本之外最大的支出項目，通過系統(tǒng)的支持，統(tǒng)一了業(yè)務(wù)部門的形象進(jìn)度和財務(wù)核算進(jìn)度，可以隨時查看資金撥付進(jìn)度，隨時查看項目進(jìn)度，實(shí)時監(jiān)控工程項目的狀況，譬如當(dāng)前在建的項目有哪些，工程概況，投資多少。這不僅加強(qiáng)了業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門的共同語言，也成為成本管理中最有潛力可挖的支出項目。

　　集中的物資采購

　　陜西地電集團(tuán)的工程設(shè)備占項目資金60%以上，材料物資的集中采購是企業(yè)管理的一個重點(diǎn)。陜西地電的材料物資由物資公司統(tǒng)一招標(biāo)，通過集中采購管理，下屬單位之間的往來可以清楚核對。陜西地電將整個集團(tuán)公司經(jīng)常用的設(shè)備材料統(tǒng)一編碼，參照財務(wù)會計科目編碼的形式，分了13大類，包括了4000多種工程材料。

　　資訊鏈接

　　系統(tǒng)應(yīng)用說明

　　組織架構(gòu)設(shè)置：物資公司必須設(shè)置一個采購組織，該采購組織可以為分子公司執(zhí)行采購的前期業(yè)務(wù)。

　　物資公司采購訂單：采購訂單是整個集中采購業(yè)務(wù)的主單據(jù)，物資公司采購組織負(fù)責(zé)錄入采購訂單進(jìn)行訂貨，并且可以在一張采購訂單上錄入多個收貨組織合并的采購訂單。

　　電力局采購入庫單：電力局利用物資公司下推提供的收貨通知單，直接可關(guān)聯(lián)生成采購入庫單，采購入庫單是正式入庫的單據(jù)。并且入庫成本核算主要是根據(jù)采購入庫單來計算的。

　　庫存查詢：采購入庫單審核后，可以庫存查詢立即查詢到相應(yīng)庫存的增加，但要注意庫存查詢中的庫存組織過濾條件。庫存組織應(yīng)是當(dāng)前的收貨組織才能查詢到該采購入庫單的影響的庫存。

　　電力局應(yīng)付款：采購入庫單錄入后，可以根據(jù)入庫單下推生成應(yīng)付單。如果發(fā)票的單價與采購訂單的單價不一致，財務(wù)要按發(fā)票的金額付款，需要在應(yīng)付單中按發(fā)票的單價修改下推生成的應(yīng)付單的單價。

　　電力局付款單：付款單可以根據(jù)應(yīng)付單下推生成。

　　物資公司應(yīng)收款：可以根據(jù)系統(tǒng)自動生成的銷售出庫單下推生成應(yīng)收單。如果發(fā)票的單價與出庫單的單價不一致，財務(wù)要按發(fā)票的金額收款，需要在應(yīng)收單中按發(fā)票的單價修改下推生成的應(yīng)收單的單價。

　　物資公司收款單：收款單可以根據(jù)應(yīng)收單下推生成。

　　物資公司應(yīng)付款：可以根據(jù)系統(tǒng)自動生成的采購入庫單下推生成應(yīng)付單。如果發(fā)票的單價與采購訂單的單價不一致，財務(wù)要按發(fā)票的金額付款，需要在應(yīng)付單中按發(fā)票的單價修改下推生成的應(yīng)付單的單價。

　　物資公司付款單：付款單可以根據(jù)應(yīng)付單下推生成。

　　

　　金蝶EAS幫助陜地電統(tǒng)一了集團(tuán)核算、資金和預(yù)算管理，同時能對集團(tuán)龐大的資產(chǎn)設(shè)備和眾多工程項目進(jìn)行管理。

　　陜西地電的工程主材采購嚴(yán)格按照集中采購流程進(jìn)行，基層電力局根據(jù)工程建設(shè)的需要填寫采購申請，委托物資總公司采購，總部物質(zhì)公司主管部門審核采購申請單，物資總公司匯總采購申請單，由招標(biāo)公司組織招標(biāo)，物資總公司根據(jù)招標(biāo)公司確定的供應(yīng)商與供應(yīng)商簽訂采購訂單，基層單位根據(jù)采購訂單進(jìn)行收貨、入庫，然后基層財務(wù)人員根據(jù)入庫單確定應(yīng)付帳款與物資公司進(jìn)行進(jìn)行付款單結(jié)算。

　　在基層單位審核入庫單時，在物質(zhì)公司系統(tǒng)自動會產(chǎn)生一張采購入庫單，物資公司根據(jù)采購入庫單確定應(yīng)付帳款，并向供應(yīng)商進(jìn)行付款；同時還生成自動一張銷售出庫單，物資公司根據(jù)銷售出庫單確定應(yīng)收賬款，向基層單位收款。

　　目前，通過集中物資采購管理，陜西地電成功提高了工作效率，降低了采購成本，能夠做到一物一碼，各地的庫存清晰可見。

　　營銷系統(tǒng)的集成

　　作為陜西地電的主營業(yè)務(wù)，電力供應(yīng)的銷售因為行業(yè)特性具有明顯的特殊性：一是電量發(fā)行統(tǒng)一由電網(wǎng)控制；二是售電價格政策性強(qiáng)，由國家統(tǒng)一制定，種類繁多，且經(jīng)常變化；三是電價以外同時征收各項附加費(fèi)，如還貸資金、三峽工程建設(shè)基金、城市公用事業(yè)附加（簡稱“三功附加”）等。

　　由于這些電力行業(yè)的特殊性，售電和購電以及相關(guān)費(fèi)用的數(shù)據(jù)歸集與核算都比較復(fù)雜。 “電力銷售產(chǎn)品分為7個大類，每個大類3個電壓等級，總共是21個價格。”總會計師黃蛇樓說， “每一個電壓等級和每一個用電類別銷售的電量、單價、收入，都要算得清清楚楚。

　　以往各縣局營銷平臺往往采用單機(jī)版軟件，且軟件供應(yīng)商和版本不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)分散，集團(tuán)不能隨時進(jìn)行日常營銷數(shù)據(jù)的匯總和監(jiān)控。而對于財務(wù)人員日常財務(wù)處理而言，數(shù)據(jù)采集的及時性相對滯后，工作難度加大。為此陜西地電系統(tǒng)內(nèi)部開發(fā)了兩個營銷軟件，但還需要財務(wù)管理軟件與營銷軟件要做到數(shù)據(jù)的實(shí)時傳遞，才能實(shí)現(xiàn)真正的精細(xì)化管理。“財務(wù)上需要明確這個月給哪一戶賣了多少電，欠款是多少；哪一個單位預(yù)付了多少電費(fèi)，余額是多少……如果財務(wù)系統(tǒng)與營銷系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，就談不上監(jiān)控。”

　　目前，陜西地電依據(jù)營銷平臺的系統(tǒng)數(shù)據(jù)，財務(wù)系統(tǒng)從購電、售電、維管費(fèi)三個緯度結(jié)合財務(wù)營銷報表（電力銷售情況明細(xì)表和農(nóng)村低壓維護(hù)費(fèi)執(zhí)行情況表）與營銷平臺系統(tǒng)進(jìn)行集成，生成財務(wù)相關(guān)的營銷平臺數(shù)據(jù)的臺賬或表，最終完成賬務(wù)憑證的處理。這不僅解決了財務(wù)系統(tǒng)與營銷平臺數(shù)據(jù)之間的銜接，實(shí)現(xiàn)了財務(wù)系統(tǒng)隨時能在營銷平臺系統(tǒng)獲取相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)，而且加強(qiáng)財務(wù)核算的及時性，正確性及簡便性，大大增強(qiáng)了財務(wù)對業(yè)務(wù)運(yùn)營的指導(dǎo)意義和監(jiān)管力度。

　　

　　作為整個信息化項目的親歷者，陜西地方電力集團(tuán)高級會計師韓寶婷對此深有感觸：“金蝶EAS管理軟件不僅幫助我們做好財務(wù)管理，還能對業(yè)務(wù)進(jìn)行協(xié)同管理，成為我們?nèi)粘９ぷ鞯暮霉ぞ摺⒑脦褪帧Ｎ覀兘y(tǒng)一了集團(tuán)核算、資金和預(yù)算管理，同時能對集團(tuán)龐大的資產(chǎn)設(shè)備和眾多工程項目進(jìn)行管理，系統(tǒng)幫助我們實(shí)現(xiàn)了財務(wù)業(yè)務(wù)一體化，搭建了一個合身的集團(tuán)管控平臺。