智能文檔也稱活動(dòng)文檔，是一種新興的文檔技術(shù)，產(chǎn)生于電子政務(wù)、企業(yè)業(yè)務(wù)平臺(tái)升級(jí)改造的大潮，綜合應(yīng)用了各種最新信息技術(shù)，將對(duì)電子政務(wù)、企業(yè)業(yè)務(wù)平臺(tái)等大量依賴于交互式文檔、表單的信息系統(tǒng)產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。  

　　與普通電子文檔相比：智能文檔除了普通文檔所能擁有的靜態(tài)內(nèi)容（文字、圖表）外，還可以用XML語(yǔ)言表示動(dòng)態(tài)內(nèi)容（數(shù)據(jù)）。這樣用戶在瀏覽、下載智能文檔的時(shí)候，獲得的可以是實(shí)時(shí)更新過(guò)的最新內(nèi)容；用戶也可以根據(jù)權(quán)限對(duì)智能文檔進(jìn)行更改（在線或離線更改），更改內(nèi)容以XML語(yǔ)言保存，再提交到服務(wù)器，由服務(wù)器自動(dòng)抽取用戶數(shù)據(jù)。這個(gè)特點(diǎn)使智能文檔成為新興業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集界面的首選技術(shù)。 

　　智能文檔可以內(nèi)嵌可執(zhí)行代碼（如JavaScript）。這些代碼不僅能夠?qū)τ脩魯?shù)據(jù)進(jìn)行檢查、更新，更重要的是能夠使智能文檔直接參與到商業(yè)流程之中，通過(guò)文檔中的數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)流程前進(jìn)。 

　　智能文檔集成了數(shù)字紙張技術(shù)，不僅使智能文檔能夠高仿真紙質(zhì)文檔版式，而且可以對(duì)不同的用戶提供不同的權(quán)限，如閱讀、復(fù)制、修改、打印等。此外，它還集成了電子印章、數(shù)字簽名等數(shù)字身份識(shí)別技術(shù)，從技術(shù)上解決了電子文檔的可信任性。 

　　“數(shù)據(jù)調(diào)用程序和流程邏輯讓智能格式能夠從后端應(yīng)用收集數(shù)據(jù)，并且將其傳送回去。”Gartner公司的分析師Toby Bell說(shuō)，“更為重要的是，智能格式明白自己應(yīng)該去哪里，以及該做些什么。” 

　　統(tǒng)一的文檔格式 

　　智能文檔很重要的一個(gè)價(jià)值，就是可以將文檔和表單統(tǒng)一到更加符合人們使用習(xí)慣的、高仿真紙質(zhì)版式的文檔上來(lái)，而不再是Word、Excel、HTML、定制化的界面等多樣化的信息表現(xiàn)形態(tài)。智能文檔從信息生成、修改、輸入、發(fā)布、流轉(zhuǎn)、處理、審批、蓋章、歸檔、檢索到隨時(shí)的打印輸出等整個(gè)過(guò)程，都能保持原版原貌。 

　　智能化信息采集與處理

　　智能文檔的智能來(lái)自其內(nèi)嵌的可執(zhí)行代碼，但是這些代碼對(duì)用戶是不可見(jiàn)的，對(duì)用戶來(lái)講，智能文檔就相當(dāng)于一份電子紙張，可以實(shí)現(xiàn)在線與離線的填報(bào)與提交，并具備自動(dòng)的提示和幫助信息；文檔可以執(zhí)行自動(dòng)校驗(yàn)和計(jì)算，以提高填報(bào)信息的質(zhì)量和效率；填報(bào)中經(jīng)常用到的信息不必重復(fù)填寫，直接從數(shù)據(jù)庫(kù)或本地導(dǎo)入即可。 

　　電子簽名與印章

　　智能文檔既可以對(duì)整個(gè)文檔進(jìn)行簽名和蓋章，也可以對(duì)同一個(gè)文檔的不同內(nèi)容加簽多個(gè)數(shù)字簽名和電子印章，完美再現(xiàn)了基于紙張進(jìn)行申報(bào)審批的傳統(tǒng)特點(diǎn)。 

　　數(shù)據(jù)集成 

　　智能文檔基于XML國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建，使得不同的信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)都可以兼容、抽取、利用這些信息。 

　　流程驅(qū)動(dòng) 

　　傳統(tǒng)流程引擎中的表單通常需要在線生成、在線填寫，才能保證表單與流程狀態(tài)的一致性，而智能文檔由于可以內(nèi)嵌數(shù)據(jù)與代碼，因此不僅在作為在線表單使用時(shí)能夠比HTML表單更直觀、方便，即使離線填寫，也能在文檔中保持上一步的狀態(tài)，并且在離線填寫完成后，可以根據(jù)權(quán)限離線選擇下一步的發(fā)送對(duì)象，提交到服務(wù)器后，流程引擎據(jù)此決定下一步的走向。

　　甚至在沒(méi)有流程引擎的情況下，智能文檔也能像普通文檔一樣通過(guò)電子郵件收發(fā)，以支持離線的申報(bào)審批，并可將結(jié)果存儲(chǔ)在文檔或數(shù)據(jù)庫(kù)中，待今后建成內(nèi)部信息系統(tǒng)之后再集成進(jìn)去。 

　　安全性 

　　與微軟Office中的宏語(yǔ)言相比，智能文檔內(nèi)嵌的JavaScript專門針對(duì)安全性進(jìn)行了設(shè)計(jì)，屏蔽了高風(fēng)險(xiǎn)性操作，因此具有更高的安全性，可以有效防止惡意用戶利用智能文檔中內(nèi)嵌的代碼對(duì)信息資產(chǎn)造成威脅。 

　　HG IDP智能文檔平臺(tái)

　　HG IDP智能文檔平臺(tái)將文檔和需要文檔的人員以及處理文檔的流程連接起來(lái)。借助通用智能文檔和 XML 組合的強(qiáng)大功能，該平臺(tái)靈活的結(jié)構(gòu)可幫助用戶安全地?cái)U(kuò)展核心業(yè)務(wù)應(yīng)用中所含信息的功用和適用范圍，甚至可以跨越企業(yè)的界限從而使文檔更加有用、更加安全。流程被集成并簡(jiǎn)化，復(fù)雜性降低，大大改變了用戶的業(yè)務(wù)方式。 

　　HG IDP智能文檔平臺(tái)的構(gòu)成： 

　　智能文檔：借助通用智能文檔和 XML的強(qiáng)大組合將業(yè)務(wù)邏輯添加到數(shù)字文檔中，同時(shí)保持業(yè)務(wù)所需的高度的真實(shí)性。 

　　通用客戶端：使用隨處可以找到的 Adobe Reader 軟件與智能文檔交互。 

　　流程管理服務(wù)：連接人員、信息和流程，使關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化。 

　　數(shù)字認(rèn)證服務(wù)：簽發(fā)、認(rèn)證數(shù)字證書(shū)，保證智能文檔中的電子簽名、印章符合《電子簽名法》。 

　　通用智能文檔通過(guò)將紙質(zhì)文檔的優(yōu)點(diǎn)（例如熟悉和使用方便）與安全、計(jì)算、路由、錯(cuò)誤檢查和數(shù)據(jù)驗(yàn)證等領(lǐng)域功能強(qiáng)大的業(yè)務(wù)邏輯相結(jié)合，從而簡(jiǎn)化了這些關(guān)鍵業(yè)務(wù)的信息交流。 

　　通過(guò)組合 XML 和通用智能文檔，可幫助企業(yè)： 

　　擴(kuò)展核心業(yè)務(wù)應(yīng)用的適用范圍，既包括防火墻內(nèi)部也包括防火墻外部：可以容易地將來(lái)自后端系統(tǒng)的重要數(shù)據(jù)越過(guò)企業(yè)傳遞給客戶、合作伙伴和供應(yīng)商。 

　　保持原始文檔的真實(shí)性：Adobe 智能文檔使用起來(lái)更加可靠、更加方便，因?yàn)樗鼈儽Ａ袅嗽次募娜魏巫煮w、圖像、圖形和布局，而無(wú)論這些文件是使用何種應(yīng)用程序和平臺(tái)創(chuàng)建的。 

　　增強(qiáng)文檔控制和安全性：通過(guò)密碼保護(hù)，智能文檔不被未經(jīng)授權(quán)的人員查看和更改，同時(shí)確保經(jīng)過(guò)授權(quán)的審閱人員能夠使用直觀的批注和編輯工具。 

　　將記錄文檔歸檔：由于非常適用于存檔目的，智能文檔可以鎖定內(nèi)容，以創(chuàng)建易于搜索的、可審核的記錄文檔，這對(duì)于政府機(jī)構(gòu)和受嚴(yán)格管控的行業(yè)尤其重要。 

　　HG IDP 流程管理服務(wù)基于J2EE技術(shù)，它結(jié)合了通用智能文檔的功能與 XML 的靈活性： 

　　可以利用任何渠道（在線提交、email提交、打印后掃描二維條碼等）傳送智能文檔，加速信息在人員、文檔和企業(yè)系統(tǒng)之間的流動(dòng)。 

　　可以添加持久的安全和身份驗(yàn)證功能，以便在從創(chuàng)建到傳送等的整個(gè)過(guò)程中控制哪些人員可以查看文檔并與之進(jìn)行交互。 

　　對(duì)敏感信息提供更多的控制，將組織內(nèi)外的人員與關(guān)鍵的業(yè)務(wù)信息連接起來(lái)。 

　　使用華科流程管理服務(wù)可以簡(jiǎn)化不同系統(tǒng)、業(yè)務(wù)規(guī)則和部門之間的業(yè)務(wù)流程，并使這些業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。 

文章作者：計(jì)算機(jī)世界