背景資料
　　杭州市檔案館有兩個檔案來源：一是市直機關、群眾團體及其直屬單位、市屬企事業單位的檔案；一個是從各單位以及社會上征集的檔案。杭州市檔案局對檔案的處理程序是這樣的：接收檔案時將檢查檔案確認無誤后并填寫移交接收單—專業檔案業務人員對接收下來的檔案進行整理—相關業務人員再行檢查無誤后歸檔入庫保管。
　　選擇產品
　　檔案館原先的查詢方式以條目查找為主，能實現全文查找的還非常少，但條目檢索有很大的局限性，很多時候文件的標題中不可能涵蓋所有重要的內容。因此，實現全文檢索就成為杭州市檔案館網上圖書館的重要目標。而且用條目進行檔案管理的話，條目就必然要求分的很細，基本上要求4級條目，比如法律大條目的檔案下要分清楚各門類的法律，而利用計算機管理的話就可以進行大流水作業，只需要歸到一個法律的類號就可以了。
　　不僅僅是信息不全，手工查詢的流程也比較繁瑣，查詢者先要查到案卷目錄，再查到文件目錄，根據文件目錄記錄的檔案檔號信息查到檔案在庫房的存放地址，然后通知庫房調卷，辦理相關手續。紙質文件給檢索調閱帶來了困難，而且在這個過程中，查詢的途徑不夠全、查全率低、查準率低，容易出現文件丟失、損壞或無法找到所需的資料，難以充分的利用檔案資源向政府機關部門和公眾提供良好的服務。
　　而且檔案的數字化工作本身的程度也并不成熟，杭州市檔案局（館）館藏檔案以紙張的存儲介質為主（25萬卷×100頁=2500萬頁），輔助的存儲介質有磁帶（錄音帶（98盒）、影像帶（400卷合規格有3/4和1/2）），黑白照片、彩色照片（10000張）和部分電子文檔資料，主要的管理檢索模式仍以手工進行。由于大部分的館藏的存儲介質是紙質文件，紙質文件不僅難以永久保存和備份，極易受到外界的環境的損壞，而且占用的大量空間，隨著數量的不斷增加，倉儲的費用和管理成本不斷增加。因此，在建設網上檔案館的同時，檔案的數字化工作也要加快步伐。2003年11月4日，杭州信雅達股份有限公司與杭州市檔案局正式簽約合作，共同構建一個基于網絡的現代化網上數字檔案館。
　　技術資料
　　網上檔案館應用平臺采用IBM Content Manager內容管理平臺，作為整個系統的存儲、管理和發布的中心，該系統平臺提供了對大量數據存儲檢索的解決方案，提供了很好的權限管理機制，能夠方便、快捷地存儲、管理、檢索和發布檔案館檔案數字化后的影像文件、音頻視頻流媒體文件等。
　　系統架構
　　檔案數字化綜合應用平臺系統采用J2EE體系，應用模塊都采用組件方式實現B/S模式的操作。實現“應用層——服務層——存儲層”的三層架構，通過構建內容管理服務層，以XML數據格式為網上檔案館主系統的標準數據格式，在工作流引擎的支持下，接受系統客戶端或其他系統的進行雙向交互，通過WebSphere中間件等中間層訪問Content Manager底層存儲系統，進行相應的業務處理。
　　辦公自動化系統采用Lotus Domino 作為系統服務器軟件，隨著時間的推移，Lotus Domino上的數據量逐漸增加，可以將Lotus中的部分占據空間的數據，如影像文件、壓縮文件等通過CommonStore for Lotus存儲到內容管理平臺中進行備份和歸檔，從而節省Lotus Server 上的存儲空間，提高Lotus Server的響應效率。
　　檔案數字化系統形成的計算機文檔，通過接口存儲到IBM 內容管理平臺中進行存儲和管理。
　　各系統通過EIP Toolkit可以檢索訪問IBM Content Manager內容存儲平臺中存儲的各種數據，其中視頻和音頻文件可以通過IBM Video Charge以流媒體形式提供，在檢索下載的同時提過對視頻和音頻的調閱、查看。
　　通過IBM 中文語言檢索引擎CLS為整個系統平臺提供了豐富的文本處理功能，包括文本分析、全文檢索和語言檢索等。
　　應用效果
　　(1)紙質檔案方面的應用效果：系統應用后，對原有紙質檔案進行掃描加工成影像，目前已經對中共杭州市委（辦公室）、杭州市人民政府（市府辦）、杭州市園文局（市園林管理局）共3個全宗的7000多卷案卷進行了數字化影像加工，完成了近700000頁的影像加工。對這些檔案的使用，可直接在網上進行操作，不用調實際紙質案卷進行查閱，大大縮減了外來利用者的查詢時間，既方便了外來利用者，又提高了工作人員的工作效率。舉例來說，使用本系統之前，查閱一份案卷，要經過“紙質目錄查詢->得到紙質檔案的所在地址->接待人員遞交所需檔案清單->庫房人員調出檔案->接待人員登記檔案->利用者使用->接待人員索回檔案->庫房人員入庫”這樣一個繁瑣的流程，利用者不方便，管理上也不方便，還可能對紙質檔案原件造成破損。使用本系統后，只需要經過“接待人員登記利用者->利用者登錄系統直接查閱影像”這樣簡單的兩個步驟，就能基本上滿足利用者的查閱檔案的需求，大大減少了業務流程。兩者相比較，前者查閱到一份檔案并進行實物查詢需要半天左右時間，而后者只需要10分鐘。這是幾個數量級上的效率提升！
　　(2)局內辦公方面的應用效果：杭州市檔案局在實施本系統之前，并沒有自己的辦公自動化和業務操作系統，工作人員的各項工作，基本上都是自己在紙張上記錄臺帳，或者在計算機里面以個人Word文檔、Excel表格的形式對工作內容、工作成果進行記錄。各個處室領導、局領導對自己處室的工作人員、局內工作人員的工作情況、工作內容和工作成果不能即時得到；局內各工作人員的交流也不方便。本系統實現了辦公自動化和業務處理的統一，各工作人員可在自己的崗位上按部就班的操作，各實際工作內容、成果都能及時反饋到處室領導、局領導手中；同事之間也可利用本系統進行溝通交流，這就能大大促進領導對工作的決斷。舉例來說，使用本系統之前，辦公室在收到市政府的發文后，需要將發文打印多份，然后相關處室進行傳閱，一份文件各相關人員傳閱簽字完畢，需要半天左右的時間。使用本系統之后，辦公室收到市政府的發文后，只需要在公文處理中進行轉發，各相關人員能同時及時收到發文并查閱簽字，一份文件傳閱簽字完畢，只需要半小時左右。同時，領導可在即時查閱到工作人員是否已經查看過發文。
　　（3)政務外網中利用方面的應用效果：本系統目前已經完成在政務外網中，利用公務員郵箱進行統一登錄的功能，使用公務員郵箱，各部委局辦工作人員，只要使用自己的公務員郵箱用戶名和密碼進行遠程登錄，就擁有查閱檔案的權限，而其中的指定用戶，還可在網上進行年檢工作，方便了各部委局辦對所需要檔案的查閱需求，方便了年檢數據的網上遞交和檢查，各相關單位整體工作的效能又上了一個新臺階。
　　對本系統建設的簡要自評
　　(1)系統采用IBM CM：其具有專利技術的三角形架構，符合J2EE 標準，極具擴展性、安全性和穩定性；其面向對象的物理數據模型，能有效的實現對海量多媒體大對象等數據的管理；IBM CM 應用到檔案領域在國內還是首次。
　　(2) 豐富的檢索方式：系統支持參量檢索、全文檢索、圖像檢索、音頻和視頻檢索等。其中的全文檢索，能針對圖像識別后的全文進行智能檢索，以最快捷的方式來滿足用戶檢索需求。
　　(3) 提供對各種格式的檔案、資料、現行文件等進行采集、管理、利用，能滿足目前檔案局的檔案管理要求，并可在此基礎上進行擴充。
　　(4)提供網上年檢的一整套解決方案，各個下屬部委機關在網上就可以進行年檢工作。年檢工作在網上即可實現，在國內還是首次。
　　(5)將辦公自動化與業務處理融為一體，既滿足了平時的辦公需求，又滿足了檔案專門業務的處理需求。業務處理與辦公自動化無縫結合，在國內也是不多見的。