一、引言
　　新華社作為國務院直屬事業單位，其辦公信息化系統應該屬于電子政務范疇，但新華社又非黨政機關和政府職能部門，所以新華社辦公信息化建設應該主要實現內部電子化和網絡化辦公。
　　我社的辦公管理工作不僅涉及全社的公文管理、組織人事管理、資產管理等多個業務管理職能，同時，有效保障職工工作需求、提供物業、文化生活及后勤保障等多項服務也是辦公管理工作的重要內容。為更加高效的配合并保障我社四大職能的履行，利用信息化手段，有效推動管理創新及服務進步則是我社辦公信息化建設任務的重要目標。
　　二、系統建設概況
　　我社辦公信息化系統按照“統一規劃、分期建設、先易后難、逐步推廣”的原則，于2001年完成一期工程建設，初步實現了值班簡報和其他主要社內信息的發布及文件傳遞。二期進行了系統推廣，使應用覆蓋了總社各部門、各單位、國內外各分社處以上領導及文秘。2003年底進行了辦公信息化系統三期建設，引入了辦公信息化系統集成平臺，較原系統在技術架構上進行了改造升級，應用進一步得到了擴展，在平臺上集成了日常辦公和信息發布系統、組織人事、資產管理、圖書管理、數字圖書等多個子系統，各子系統間實現了“統一門戶、統一用戶管理、統一數據標準、統一數據存儲、統一維護管理”。
　　隨著使用范圍的不斷擴大，原有的系統無論是在性能上還是應用上都已漸漸不能滿足需求的增長，2008年我社開始進行辦公信息化系統升級改造項目的實施。
　　三、信息化推動管理創新
　　新華社OA系統經過近八年的應用推廣，使用單位覆蓋了全社范圍，成為新華社應用最廣的系統。辦公信息化系統給人們的日常工作帶來了方便、提高了工作效率，部分實現了公文的無紙化交換，同時帶來了管理工作的創新。
　　首先，社OA系統利用信息化平臺及網絡技術，增加了社內信息的傳媒手段，一方面大大提高了信息的發布效率，節約大量辦公用紙，部分實現了公文的無紙化交換，另一方面更是實現了社內信息資源的統一，解決了社內行政辦公信息資源的開發與共享問題，為新華社社內信息及公文管理引進了新的管理手段及有效方法。通過OA建設及應用，我社實現了辦公廳通報、值班簡報、社工作會議文件等社內信息的網上發布及瀏覽；職工便捷地通過OA了解社內發生的大事記，掌握工作指導方向；信息中心通過每日及時動態地發布營銷動態、用戶意見反饋，便于全社職工了解新華社的稿件采用統件情況甚至可進行稿件的用戶反映追蹤，便于提高稿件質量。據統計，目前社OA系統已累計發布信息70000余條，累計節約辦公用紙約500萬元以上。
　　隨著組織人事管理系統的建設及應用推廣，信息化已經成為我社組織人事管理工作的重要手段，并為我社人事管理工作改革提供有效技術保障。2003年我社建成全社組織人事管理統一數據庫，實現全社范圍組織人事信息的共享及開發利用。目前數據庫已完成全社近萬名職工人事信息的采集及錄入，通過系統開展了申領工作證、新進大學生及人事調轉等多個人事業務的網上審批及辦理。一方面，依靠系統有效提高了每個業務辦理的效率，縮短辦理周期，為人事管理工作帶來了便捷的服務，另一方面，全社統一的人事信息資源庫為人事管理工作提供了更加準確可靠的信息，能夠實時進行各式報表統計、花名冊打印，能夠進行全社人員信息的動態統籌管理，為今后的人事改革作好了信息基礎保障。
　　在引進信息化管理手段之前，我社資產管理工作同人事管理工作同樣面臨著各個業務處室信息不統一，資源無法共享，僅能依靠傳統辦公手段進行資產業務的辦理，不能進行有效的全社性資產管理，更是無法提供高效的服務。通過資產管理系統建設，現已完成全社價值30多億元14萬條資產信息集中存儲和統一管理。通過信息化的檢索手段，我社圓滿完成了2007年全國資產清查任務。便捷有效的網絡化資產管理方式，不僅讓資產管理部門對我社的所有資產能夠進行統籌的協調安排及調度，引入資產生命周期管理理念，使資產管理工作更加科學化及決策化。
　　四、信息化促進服務進步
　　隨著業務發展，管理已成為一種新的服務理念。技術、后勤、人事管理、公文管理等各種管理及服務則是促進業務發展的有效保障。同時隨著信息技術的發展，對服務理念、模式及內容都提出了更高的要求及新的挑戰，可謂之信息化是推進服務進步的新動力。
　　信息化促進服務理念的提升，創新服務模式，能夠提供更加全面而綜合的服務內容。在我社的傳統服務中，對內以滿足我社的職工需求，保障我社職能履行為首要服務宗旨。傳統服務依賴于人的直接服務及物質的供給保障。依托信息化手段及服務方式，則將原來被動式、需求式的服務向主動式、挖掘式的新服務理念提升。
　　我社OA系統中提供了內部郵件系統、網絡文件共享及新建成的即時通訊模塊等功能。通過這些的基本功能服務形式，將傳統的公文取送及傳真服務進行了徹底變革，使公文管理及公文服務效率有了質的飛躍。
　　通過資產系統、人事系統及統一信息綜合庫的建設，傳統的人事培訓服務、物質保障服務更是有了更加規范的管理及便捷高效的服務保障。職工可以通過網上進行人事培訓的申請及登記；領取設備只需通過系統網絡化申領流程一次辦理即可完成。
　　數字圖書館、網上借書系統、論壇等應用的開發更是為職工的文化生活服務提供了新的模式及內容。數字圖書館現有藏書近十萬冊、報刊十余種，職工在可通過在線閱覽享受業余時間的文化娛樂；網上借書系統則大大方便了職工在線圖書預約、續借；論壇已成為職工文化生活的重要交流平臺。
　　信息庫的建立，人事信息、資產信息及公文信息逐漸打破了舊的瓶頸，消除信息孤島，一種充分結合信息查詢利用的新服務也隨之產生并完善發展。職工可通過系統快速檢索職工的電話，查看自有資產的信息，自助進行員工部分信息的修改。
　　隨著我社辦公信息化系統的不斷完善，各項服務保障措施變得更加通暢、便攜、有效，為新的服務模式創造新的契機。
　　五、利用新的技術理念，提高協同管理及服務能力
　　應用水平的提高推動業務需求的發展，新華社辦公信息化建設的業務需求也是隨著辦公信息化系統的推廣應用而不斷深入和發展。同時辦公信息化系統的建設則推動著管理創新與服務進步，新的管理模式與服務要求對信息化也提出了更高的挑戰。
　　創新的協同技術及面向服務的體系架構理念在近幾年加快了其發展的腳步，正在貫穿信息化的各個領域。
　　從管理理念上來說，協同就是為共同的目標而協調各種相關資源，使其優化并進而發揮最大的價值。隨著我社人事、社內公文、流程、資產信息資源庫的建設與完善，信息實現了共享，業務流程逐漸實現平滑鏈接以及在此基礎上進行的跨組織、跨地域的靈活協作。協同理念的不斷深化為今后實現辦公業務的電子化、自動化和網絡化，由信息系統實施管理模式的重新設計和流程再造提供了新的技術理念，
　　另一方面，服務協同化更是被提上信息化建設的主要議程。各種應用功能越來越被抽象成一種服務并融合在各個系統中，多效的協同方式再充分整合現有的資源，使各種服務間也越來越被融合為一體，使各種服務內容及方式滲透到職工工作生活的每一個角落。