鞍鋼集團(tuán)是一家目前能夠生產(chǎn) 700 多個(gè)品種、 25000 多個(gè)規(guī)格的鋼材產(chǎn)品、全面通過 IS09002 質(zhì)量體系認(rèn)證、船用鋼通過 9 國(guó)船級(jí)社認(rèn)證、石油管通過 API 認(rèn)證、并己躋身世界500強(qiáng)企業(yè)的特大型國(guó)有企業(yè)。

    鞍鋼集團(tuán)國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易公司成立于1981年，是鞍山鋼鐵集團(tuán)公司(簡(jiǎn)稱鞍鋼)的全資子公司，承擔(dān)鞍鋼進(jìn)出口貿(mào)易的獨(dú)家代理工作。

    鞍鋼國(guó)貿(mào)公司是冶金行業(yè)第一家經(jīng)國(guó)家有關(guān)部門批準(zhǔn)成立的具有獨(dú)立進(jìn)出口權(quán)的對(duì)外貿(mào)易服務(wù)企業(yè)。公司自成立以來(lái)，不斷發(fā)展壯大，注冊(cè)資金由成立之初的5000萬(wàn)元人民幣增長(zhǎng)到現(xiàn)在的6.7億元人民幣，年銷售鋼材能力在300萬(wàn)噸以上，年進(jìn)出口總額近4億美元，固定資金總額34.58億元。目前公司已與世界40多個(gè)國(guó)家和地區(qū)代理銷售，與600多家大型生產(chǎn)企業(yè)形成了密切的直供關(guān)系，產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)在國(guó)內(nèi)外享有很高的信譽(yù)。公司下設(shè)鋼鐵營(yíng)銷部、設(shè)備技術(shù)進(jìn)出口部、儲(chǔ)運(yùn)部、海外公司管理部等10個(gè)部門，在全國(guó)各大經(jīng)濟(jì)區(qū)的中心市設(shè)有7個(gè)分公司和25個(gè)銷售點(diǎn)，在香港.澳大利亞設(shè)有2個(gè)海外分公司.

    構(gòu)想與機(jī)遇并存——只選對(duì)的，不選貴的

    鞍鋼國(guó)貿(mào)自03年確定信息化構(gòu)想后，經(jīng)過多方考察，立足本公司的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)、外貿(mào)信息化管理軟件企業(yè)的專業(yè)深度等多方面因素，進(jìn)行項(xiàng)目考察。考察結(jié)果證明，鞍鋼國(guó)貿(mào)更信賴匯信公司的專業(yè)深度、服務(wù)意識(shí)先進(jìn)、具有說服力的實(shí)際操作以及與同行業(yè)相比更優(yōu)惠成熟產(chǎn)品的價(jià)格，最終與匯信公司達(dá)成合作協(xié)議。

    項(xiàng)目啟動(dòng)以進(jìn)出口業(yè)務(wù)主流為中心，涵蓋倉(cāng)儲(chǔ)運(yùn)輸、統(tǒng)計(jì)查詢、保險(xiǎn)、等項(xiàng)目。

    主動(dòng)出擊+一把手工程

    項(xiàng)目開始，匯信公司主動(dòng)出擊，首先制定項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，派出項(xiàng)目小組進(jìn)駐鞍鋼開展工作，主動(dòng)協(xié)調(diào)調(diào)研，按時(shí)完成開發(fā)，打出了項(xiàng)目初始的第一記重拳。

    從另一方面來(lái)說，信息化管理的實(shí)施也是一個(gè)企業(yè)的一把手工程。在這方面，鞍鋼國(guó)貿(mào)的管理層人員準(zhǔn)從遵從匯信實(shí)施建議，自上而下貫徹信息化思想。項(xiàng)目開發(fā)完成，進(jìn)入實(shí)施階段，管理層人員首先開展動(dòng)員工作，以各部業(yè)務(wù)骨干為點(diǎn)，開始軟件的試運(yùn)行工作，然后以點(diǎn)帶線，使系統(tǒng)以各部的年輕易接受的人員首先使用起來(lái)，最后以線帶面，對(duì)于難于接受系統(tǒng)操作的老員工，給與協(xié)助指導(dǎo)，最終使各部系統(tǒng)進(jìn)入正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

    在這個(gè)過程當(dāng)中，匯信實(shí)施人員采用公開講解，重點(diǎn)培訓(xùn)，單獨(dú)指導(dǎo)等多種方法進(jìn)行系統(tǒng)操作的指導(dǎo)工作。并且在工作之余，給鞍鋼國(guó)貿(mào)的部分人員講解信息化的優(yōu)點(diǎn)，甚至對(duì)部分人員作電腦操作知識(shí)的指導(dǎo)，表現(xiàn)出極大的耐心和敬業(yè)精神。

    在雙方的共同努力下。匯信——鞍鋼國(guó)貿(mào)外貿(mào)信息化管理系統(tǒng)順利實(shí)施完成。整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施持續(xù)不到6個(gè)月。

    順?biāo)浦劢钖|風(fēng)——借助信息化管理的優(yōu)化整合

    隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，鞍鋼國(guó)貿(mào)的業(yè)務(wù)增加了新類型，新的業(yè)務(wù)特點(diǎn)急需新的管理方式。另一方面，信息化管理的過程中，給鞍鋼國(guó)貿(mào)的業(yè)務(wù)流程與部門重組提供了新思路。進(jìn)一步提高效率，加強(qiáng)管理成為新的需求，基于前期與匯信科技公司的成功合作基礎(chǔ)上，與匯信公司的項(xiàng)目二次開發(fā)時(shí)機(jī)逐漸走向成熟。這樣，在2005年初，鞍鋼國(guó)貿(mào)與匯信達(dá)成項(xiàng)目的二次開發(fā)合作協(xié)議。

    本次項(xiàng)目以資源優(yōu)化整合為中心，對(duì)于新業(yè)務(wù)類型，重新增加管理內(nèi)容;對(duì)于業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，精減冗余環(huán)節(jié);對(duì)各業(yè)務(wù)及相關(guān)部門的責(zé)權(quán)進(jìn)行了更明確的劃分和跟蹤;對(duì)輔助業(yè)務(wù)的部門管理整合到一套系統(tǒng)當(dāng)中，完成由分散到集中。

    質(zhì)量管理推動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)控制

    質(zhì)量把關(guān)影響到公司的全局利益，會(huì)影響到公司形象，資金流轉(zhuǎn)，企業(yè)效益。因此，對(duì)質(zhì)量管理加強(qiáng)控制，將有利于風(fēng)險(xiǎn)控制的加強(qiáng)。

    匯信公司將鞍鋼國(guó)貿(mào)驗(yàn)貨環(huán)節(jié)工作強(qiáng)化監(jiān)控，同時(shí)針對(duì)不合格品的處理進(jìn)行全程的動(dòng)態(tài)跟蹤。通過跟蹤充分而詳實(shí)的掌握整個(gè)不合格品的處理過程、記錄處理過程數(shù)據(jù)，體現(xiàn)每一步的具體進(jìn)行情況，并針對(duì)每一步處理設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)審核的功能，使整個(gè)過程更加嚴(yán)謹(jǐn)、翔實(shí)，同時(shí)增加對(duì)客戶的保險(xiǎn)理賠功能，加強(qiáng)整個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制。

    業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化新思路

    作為獨(dú)立的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與獨(dú)立的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，必然影響到數(shù)據(jù)的傳輸與企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)分析，因此，連接業(yè)務(wù)軟件與財(cái)務(wù)軟件，以財(cái)務(wù)作為業(yè)務(wù)的輔助，業(yè)務(wù)為財(cái)務(wù)提供數(shù)據(jù)成為必然需求。

    匯信公司在這方面，為鞍鋼國(guó)貿(mào)強(qiáng)化進(jìn)出口業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)與第三方財(cái)務(wù)軟件的接口，增大數(shù)據(jù)傳輸范圍，使得業(yè)務(wù)進(jìn)行過程中涉及到財(cái)務(wù)收支的數(shù)據(jù)即時(shí)傳送，做到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)執(zhí)行財(cái)務(wù)同步處理，既確保了業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的一致性，數(shù)據(jù)的即時(shí)的體現(xiàn)也使得公司對(duì)于資金流轉(zhuǎn)的控制實(shí)現(xiàn)了更高的時(shí)效性和保險(xiǎn)性。

    同時(shí)數(shù)據(jù)的安全及時(shí)有效，又保證了風(fēng)險(xiǎn)的降低。資金流轉(zhuǎn)得到有效管理。
    計(jì)劃管理與財(cái)務(wù)預(yù)算相結(jié)合

    管理會(huì)計(jì)的財(cái)務(wù)預(yù)算與成本分析如果失去真實(shí)準(zhǔn)硬的數(shù)據(jù)支持，便失去了意義。

    匯信公司新的業(yè)務(wù)計(jì)劃管理功能，在管理上建立連續(xù)、有效的流轉(zhuǎn)機(jī)制，以各業(yè)務(wù)部門的實(shí)際業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)進(jìn)行事前計(jì)劃，分階段分析(包含信用證開證計(jì)劃、業(yè)務(wù)付款計(jì)劃、業(yè)務(wù)回款計(jì)劃等)，為財(cái)務(wù)預(yù)算提供信息，并將資運(yùn)用與業(yè)務(wù)計(jì)劃相接合，加強(qiáng)了成本管理。

    統(tǒng)計(jì)分析的改進(jìn)又使經(jīng)營(yíng)分析上升了新臺(tái)階。統(tǒng)計(jì)分析將日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)匯總分析，提取各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表及分析報(bào)表，以動(dòng)態(tài)、直觀、準(zhǔn)確的方式，為公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供有效警示及合理數(shù)據(jù)。

    遠(yuǎn)程鏈接與系統(tǒng)整合

   分散的辦公室與分公司是目前大型企業(yè)的一個(gè)普遍特征。而信息化過程中逐步逐次完成的現(xiàn)狀，又使系統(tǒng)趨于分散狀態(tài)。聯(lián)接遠(yuǎn)程辦公室，整合系統(tǒng)資，也是鞍鋼國(guó)貿(mào)急需解決的問題。

    匯信公司信息化系統(tǒng)針對(duì)公司本部與各分公司業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量不斷增大的實(shí)際情況，對(duì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸功能進(jìn)行了擴(kuò)充與優(yōu)化，使得大連、鲅魚圈兩地分公司數(shù)據(jù)與公司本部數(shù)據(jù)傳輸通過三層結(jié)構(gòu)、特定操作，傳遞和交互數(shù)據(jù)，真正的實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)本地化的目標(biāo)。同時(shí)系統(tǒng)更改過程中增加了相關(guān)輔助功能的繼承性，使操作更加簡(jiǎn)便化，實(shí)現(xiàn)方式更加同質(zhì)化。

    百煉成鋼，志在雙贏

    信息化管理是目前企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，ERP也成為目前中國(guó)流行的一個(gè)名詞。但是許多實(shí)施案例均以失敗而告終。究其原因，又各有不同的特點(diǎn)。

    總而言之，信息化管理并非一蹴而就，而是要經(jīng)過雙方長(zhǎng)期的共同努力，包括客戶前期的費(fèi)用預(yù)算與軟件選擇、項(xiàng)目的內(nèi)部授權(quán)與人員培訓(xùn)、企業(yè)的人員調(diào)整與基礎(chǔ)資源的整合、軟件公司的調(diào)研與開發(fā)、技術(shù)人員的調(diào)試與完善、實(shí)施人員的培訓(xùn)與服務(wù)等一系列的工作，方可最終成功實(shí)施，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與公司的雙贏效果。