1) 郵件自動歸檔到客戶檔案，領導可以隨時方便的查看新增或歸檔的客戶賬戶信息。

2) 業(yè)務員發(fā)出報價單前，領導可以再審核過程過參與對報價的審核，且Microsoft CRM系統(tǒng)有自動提醒審核的功能

3) 按照客戶、項目、產(chǎn)品、合同，方便快速的查詢和更新相關記錄和郵件

優(yōu)點:

1. 選擇Microsoft CRM這樣權(quán)威的品牌產(chǎn)品可以自動對郵件進行分類、歸檔，方便以后查詢和跟蹤。在激烈的外貿(mào)行業(yè)競爭中，提高業(yè)內(nèi)競爭能力和防御能力，降低了國際貿(mào)易風險。

2. 樹立良好的科學管理企業(yè)形象:商業(yè)機密(例如:客戶信息等)的保護意識的增強，將可以為企業(yè)維持更多穩(wěn)定而忠誠的客戶，并進行長期穩(wěn)定的合作，也會開拓并創(chuàng)造更多機會和真正有合作意向的潛在客戶溝通。留得住老客戶并發(fā)展新客戶。

3. 用GrapeCity實施的outlook和Microsoft CRM的整體解決方案，業(yè)務員或相關管理人員對于郵件及其它相關賬戶數(shù)據(jù)的合理使用和管理，真正實現(xiàn)了"統(tǒng)一、實時、監(jiān)控" 的目標。使之可以靈活調(diào)歷史原始信息(例如:歷史報價信息)，并根據(jù)需要隨時為各級管理者提供管理信息進行分析和新的商務談判。

4. 防止了責權(quán)不清帶來的內(nèi)部管理混亂。在Microsoft CRM系統(tǒng)的"權(quán)限管理" 中可以明確設置多種權(quán)限。從而加強了企業(yè)監(jiān)管力度。節(jié)約了不必要的人力成本投入。

總結(jié)

對于競爭激烈，百花齊放的外貿(mào)行業(yè)，尤其需要企業(yè)內(nèi)部人員有意識地針對市場，針對不斷變化的市場需求，來不斷調(diào)整策略，不斷發(fā)掘自身企業(yè)以及資源的潛力，這不光只是擁有敏銳地觀察力，良好的分析力就能解決的，特別是當企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模，面對國際化競爭時，一定需要良好的企業(yè)管理工具來實現(xiàn)科學管理。所謂:“…… 存亡之道，不可不察也。”