在傳統的管理模式下，其貫穿的管理思路是基于部門的管理，其層次首先是部門，其然后是部門對應的工作范圍，如我們在企業組織機構圖中能夠找到供應部（科），之后我們進一步去了解供應部負責的具體工作。而在ERP系統中，尤其是國外大型ERP系統，每名員工首先是對應各個職責，這些職責既可以是系統預先設定的，也可以靈活進行定義。如下表的采購流程在ERP系統中將包含如下職責：

上表中可以清楚的看到，系統將部分工作從采購模塊中全部或部分剝離出來，如提出采購請求、檢驗入庫、通知財務付款、供應商管理這幾個工作等。系統的這種設計方法是將所要完成的工作分解成相關的職責，并對應到模塊中，在ERP實施中，最好將屬于一個模塊的職責進行組合成一個工作組或業務部門，這樣做的益處在于：

上表中可以清楚的看到，系統將部分工作從采購模塊中全部或部分剝離出來，如提出采購請求、檢驗入庫、通知財務付款、供應商管理這幾個工作等。系統的這種設計方法是將所要完成的工作分解成相關的職責，并對應到模塊中，在ERP實施中，最好將屬于一個模塊的職責進行組合成一個工作組或業務部門，這樣做的益處在于：

企業將同一類業務進行集中處理，體現集中管理的思想。如某企業在實施中通過職責分析，發現同一個采購定單職責由多個業務部門所擁有，在咨詢顧問的建議下，將其收歸為一個部門，減少了大量采購。
資金。實行集中管理還減少了許多協調工作，因為企業的跨部門協調是一項費時費力的工作，減少了這些工作，無疑極大地提高了辦事效率；

將屬于庫存的職責從原有的職能部門分離出去，有利于加強業務監督，因為從庫存管理角度講，希望存貨的資金占用最少，存貨的數量越少管理也越容易，而采購部門希望存貨的數量“多”些以保證生產要求，這樣的一對矛盾使得庫存管理部門盡可能的結合生產消耗來制定相關的庫存補充計劃，包括最大-最小計劃、物料調配計劃等，而采購部門通過對存貨的定期檢查來避免缺貨。經過一段時間的運行，其存貨必然會調整到一個相對合理的水平。

物流管理和資金流管理分離，即將通知財務付款職能放到財務部門，體現資金流隨物流而動的管理思路，避免了對供應商付款中的很多人為因素，同時對盲目采購也起了相當的限制作用，因為付款的權利不在物流部門。
基礎信息高度共享

雖然許多企業在實施ERP時都將減少日常工作量作為成功標準之一，但在使用ERP系統后，有些崗位的工作量是會增加的，尤其是提供基礎信息的崗位。具體到采購管理中，采購員、詢價/報價管理員的工作會增加，因為以往這些工作都是通過電話來完成，而ERP系統要求所有的采購單據都要在系統中進行記錄，這樣做對采購管理會帶來如下變革：

業務的可追溯性強 ERP系統可隨時查詢任何時候與任何供應商發生的采購業務，并可以查出該筆業務進行的狀態，包括庫存接收的數量、采購退貨的數量、發票數量等；

減少業務操作中的人為因素 對供應商的管理在采購管理中是一個中心環節，傳統的供應商管理存在大量人為因素。使用ERP系統后，系統將按照設定的指標對供應商的狀態進行分析，包括供應商供貨質量分析、數量分析等，并從中總結規律制定相應的供應商管理策略，如設定相應的配額和詢價優先級等。這樣將業務人員的調動對工作的影響盡可能的減少，新來的業務人員可以通過系統方便的查詢某一類供應商的名單、聯系方式、歷史供貨記錄，并按照設定的供應策略進行采購業務。