實施上線過程
根據(jù)前期的規(guī)劃與調(diào)研，同濟堂ERP項目共分為二期，第一期包含應(yīng)收管理子系統(tǒng)、應(yīng)付管理子系統(tǒng)、自動分錄子系統(tǒng)、會計總帳子系統(tǒng)、存貨管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、工作流等模塊，主要解決銷售、采購、庫存、財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時性、共享性等問題以及各業(yè)務(wù)單據(jù)、報銷憑證走網(wǎng)上審批流程，實現(xiàn)無紙化辦公。第二期則包含產(chǎn)品結(jié)構(gòu)管理、工藝管理等其他模塊，實現(xiàn)生產(chǎn)、成本、計劃等方面的全面管理。
2006年6月同濟堂ERP項目一期正式開始實施，在本項目的實施中，同濟堂全體人員極為重視，除了副總徐謙任組長，信息中心主任羅靜平任項目經(jīng)理外，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干均納入項目實施小組。做到各司其職，卻又相互配合，ERP項目實施成敗直接與業(yè)績考核掛鉤，充分調(diào)動了各部門實施和推進(jìn)ERP的積極性。
ERP項目中前期的調(diào)研和咨詢是整個實施中尤其重要的程序，在實施初期神州數(shù)碼顧問與信息中心技術(shù)人員深入到每一個部門進(jìn)行調(diào)研，詳細(xì)了解同濟堂的需求和問題，提出有針對性地解決方案。首先是庫存、批號的管理問題，同濟堂的庫存物資不算多，但因其行業(yè)特性對各種中成藥、中草藥、包裝材料都有嚴(yán)格的批號管理，在原來手工方式下，批號易出現(xiàn)人為錯誤，批號庫存不清的問題一直困擾著同濟堂。其次是銷售數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，同濟堂營銷網(wǎng)絡(luò)遍布全國，信息分散無法共享和集成、信息傳遞方式落后，總部總是不能及時了解各地辦事處銷售及庫存情況，因此錯失商機時有發(fā)生。再次財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)核對困難，同濟堂使用了一套單獨的財務(wù)軟件，每月出報表可以，但沒有與業(yè)務(wù)單位集成，造成每月財務(wù)部門要花大量精力與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行對賬，數(shù)據(jù)量小時還可以完成，如今數(shù)據(jù)量大了，這幾乎已經(jīng)成了一項不可能完成的任務(wù)。 經(jīng)過調(diào)研，雙方一致認(rèn)為當(dāng)前主要應(yīng)解決數(shù)據(jù)的集成性、及時性、準(zhǔn)確性三大問題。
在經(jīng)過前期調(diào)研和方案確定后，雙方的行動方案和目標(biāo)更加明確。從流程整理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、培訓(xùn)、二次開發(fā)、模擬運行、正式上線一路走來，雖然中途也經(jīng)歷過挫折、神州數(shù)碼和同濟堂的項目組也曾為一個問題的解決方法反復(fù)修改過或激烈的爭論過，但這些都無法阻止同濟堂ERP系統(tǒng)得成功上線，因為雙方都知道ERP系統(tǒng)的實施絕不是將企業(yè)現(xiàn)有的管理方式照搬到系統(tǒng)上去，ERP系統(tǒng)的實施必將給企業(yè)注入新的管理思想，帶來管理上的變革。
ERP帶來的效果
2006年10月同濟堂ERP項目一期正式上線，歷時4個月時間，實現(xiàn)了進(jìn)銷存業(yè)務(wù)與財務(wù)的一體化管理，進(jìn)銷存及應(yīng)收、應(yīng)付業(yè)務(wù)憑證完全通過自動生成，無需手工錄入。每月只要財務(wù)作完憑證，系統(tǒng)可以自動核對，方便快捷，使財務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員有更多得時間投入到業(yè)務(wù)研究和管理中，從而提高了自身的業(yè)務(wù)水平。
在庫存管理方面，批號庫存準(zhǔn)確率達(dá)到98%，庫存周轉(zhuǎn)率大幅提高，大大緩解了物資積壓的狀況，盤活了企業(yè)資金。
在銷售管理方面，同濟堂各辦事處的銷售數(shù)據(jù)能及時地進(jìn)入系統(tǒng)，各種銷售分析數(shù)據(jù)如訂單利潤分析表、客戶銷貨明細(xì)表在銷售業(yè)務(wù)發(fā)生的當(dāng)天就能反應(yīng)出來，為企業(yè)的快速決策提供依據(jù)。
展望信息化未來
同濟堂ERP二期項目將于2007年2月正式啟動，同濟堂將實現(xiàn)采購、生產(chǎn)、銷售、財務(wù)、質(zhì)檢等方面的全面管理，各單位數(shù)據(jù)將完全共享、相關(guān)的業(yè)務(wù)流程全部通過網(wǎng)上處理。不僅如此，目前同濟堂DCS系統(tǒng)正在實施，實施完畢后，將和易飛的工單\委外系統(tǒng)進(jìn)行集成。屆時，同濟堂的信息化建設(shè)將深入到企業(yè)的每一個角落，這必將使同濟堂這家百年老字號在進(jìn)入二十一世紀(jì)后，以信息化為企業(yè)管理做支撐，挺立于市場的潮頭。