一、概述
1.企業(yè)簡介上海汽車工業(yè)銷售總公司是上海汽車工業(yè)總公司下屬企業(yè),負責(zé)總公司內(nèi)其他廠家產(chǎn)品的對外集中銷售，并為各廠家統(tǒng)一采購主要原材料。其最主要的業(yè)務(wù)工作為銷售桑塔納整車。隨著桑塔納產(chǎn)量的逐年增加,其年銷量達25萬輛，營業(yè)額已突破330億,利潤超過10億。
該公司是大型的全國分銷/經(jīng)銷型企業(yè)，有120多家獨資或合營的分公司、近千家經(jīng)銷點分布在全國各地。公司在上海有2個主要的產(chǎn)品庫，直接接收各廠家的整車，全國還設(shè)有125個分倉庫、中轉(zhuǎn)倉庫。有6列運車專列、4艘海輪、若干內(nèi)河運輸船和大批運輸卡車。每月合同開票、憑證數(shù)量接近4萬，客戶、供應(yīng)商等往來戶約六千個。從公司規(guī)模、業(yè)務(wù)量，財政業(yè)績等方面衡量，上海銷售公司都是行業(yè)里的第一名。
2.總公司組織結(jié)構(gòu)上海汽車工業(yè)銷售總公司分總經(jīng)理室、黨委辦公室、銷售部、財務(wù)部、審計部、經(jīng)營部、管理部、儲運部、物流部、計算機部、企業(yè)管理部、市場部等幾個主要部門。另外有12個分銷中心，100多個聯(lián)營公司及近100個專賣店。
3.工作特點上汽銷售公司主要是買、賣兩種業(yè)務(wù)。采購原料時，品種規(guī)格繁雜，訂貨合同、庫存、財務(wù)應(yīng)付款之間的數(shù)量和金錢關(guān)系復(fù)雜、混亂，對帳要求特別高。在內(nèi)部銷售時應(yīng)收款拖期很長。
整車采購很簡單。銷售時由于業(yè)務(wù)量極大，對帳要求極高，要求所有銷售開票數(shù)量、庫存數(shù)量、合同執(zhí)行數(shù)量、開票未提貨數(shù)量，以及合同金額、逐筆收款金額、累計應(yīng)收款金額等動態(tài)信息都要核對清楚。另外還有大量的拖欠款信用判斷處理和少量的壞帳處理業(yè)務(wù)。
總的來說就是，業(yè)務(wù)量大，數(shù)據(jù)繁多，動態(tài)對帳要求高。
二、管理需求
1、現(xiàn)代企業(yè)資源管理（ERP）
內(nèi)容包括：銷售、財務(wù)、采購、儲運、庫存
從上海汽車工業(yè)銷售總公司的工作特性中我們已經(jīng)看到該公司的銷售、財務(wù)、采購、儲運、庫存在企業(yè)的運作中是十分關(guān)鍵的。因此該公司的各階層領(lǐng)導(dǎo)十分重視這項工作，從一九九三年開始建設(shè)現(xiàn)代企業(yè)資源管理（ERP）系統(tǒng)。經(jīng)過多年的運行使企業(yè)得到了很大收益。
銷售系統(tǒng)
上海汽車工業(yè)銷售總公司的銷售管理子系統(tǒng)幫助企業(yè)的銷售人員完成客戶檔案管理、銷售報價管理、銷售訂單管理、客戶定金管理、客戶信用檢查、提貨單及銷售提貨處理、銷售發(fā)票及紅沖發(fā)票處理、客戶退貨及貨款拒付處理等一系列銷售管理事務(wù)。該部分以訂單（合同）為核心來管理整個銷售業(yè)務(wù)。它是一個多環(huán)節(jié)、連續(xù)步驟的系統(tǒng)，通過它用戶可以及時了解到銷售過程中每個環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確情況和數(shù)據(jù)信息。系統(tǒng)在開票時計算機會自動判斷幾項關(guān)聯(lián)條件后決定是否可以開票，以及不能開票的原因（如無計劃，預(yù)付款不夠，以往欠款累計超過限額等）。通過此系統(tǒng)銷售、倉庫、采購、財務(wù)、應(yīng)收款等管理實現(xiàn)了集成一體化。銷售人員可以清楚地知道所有動態(tài)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)以及相互關(guān)系。如倉庫共有多少車，其中有多少是已銷售未提貨的，是哪家經(jīng)銷商的，是否已經(jīng)付款，是否已付清款項等等。桑塔納轎車在不斷入庫出庫，業(yè)務(wù)也是隨時在變化，計算機系統(tǒng)就隨時記錄更新和統(tǒng)計出了所有業(yè)務(wù)信息。
財務(wù)系統(tǒng)
上海汽車工業(yè)銷售總公司財務(wù)管理主要是基于企業(yè)在銷售整車過程中客觀存在的財務(wù)活動和財務(wù)關(guān)系而產(chǎn)生的，根據(jù)企業(yè)在銷售過程中的資金運動，主要內(nèi)容包括：日常帳務(wù)管理、財政報表管理、費用管理、固定資金管理、流動資金管理、專用資金管理、銷售收入管理和財務(wù)支出管理等。
-----財務(wù)管理工作的具體內(nèi)容包括：
1.憑證2.記帳3.銀行帳4.往來帳5.報表及財務(wù)分析
以財務(wù)為中心的集中管理使企業(yè)徹底解決了各項財務(wù)核算和帳面核對不準(zhǔn)確等方面的問題。同時還處理多單位的集團管理，多幣種的涉外業(yè)務(wù)以及大量的系統(tǒng)決策分析等功能。
采購系統(tǒng)
上海汽車工業(yè)銷售總公司的采購管理子系統(tǒng)能夠幫助采購人員控制并完成采購物料從請購計劃、采購下達至到貨接收檢驗入庫的全部過程。可有效的監(jiān)控采購計劃的實施，采購成本的變動及供應(yīng)商交貨履約情況，從而幫助采購人員選擇最佳的供應(yīng)商和采購策略，確保采購工作高質(zhì)量、高效率及低成本執(zhí)行。該系統(tǒng)支持多幣種采購。與庫存、應(yīng)付帳管理及等子系統(tǒng)均有良好的接口。采購物品收貨檢驗后可按已分配的庫存貨位自動入庫，并及時更新庫存，同時由應(yīng)付帳子系統(tǒng)完成結(jié)轉(zhuǎn)應(yīng)付款工作，無需財務(wù)人員手工填制憑證。該系統(tǒng)模塊與《開思/ERP》的庫存、生產(chǎn)及應(yīng)付帳系統(tǒng)同時使用，采購系統(tǒng)將會發(fā)揮最大效力。
儲運系統(tǒng)
上海汽車工業(yè)銷售總公司的儲運系統(tǒng)是比較先進的，它與庫存系統(tǒng)、條形碼系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等有機的結(jié)合在一起。在上海汽車工業(yè)銷售總公司全國的銷售網(wǎng)絡(luò)中通過查詢功能能夠查到某一輛車在某一時刻的有關(guān)信息情況。該系統(tǒng)模塊很好地完善了企業(yè)的銷售系統(tǒng)，使企業(yè)能夠得到更好的發(fā)展。
庫存系統(tǒng)
上海汽車工業(yè)銷售總公司的庫存管理子系統(tǒng)幫助企業(yè)的倉庫管理人員對庫存物品的入庫、出庫、移動和盤點等操作進行全面的控制和管理，以達到降低庫存、少資金占用，杜絕庫存積壓與短缺現(xiàn)象，提高客戶服務(wù)水平，保證生產(chǎn)經(jīng)營活動順利進行的目的。
庫存管理子系統(tǒng)從級別、類別、貨位、批次、單件、ＡＢＣ分類等不同角度來管理庫存物品的數(shù)量、庫存成本和資金占用情況，以便用戶可以及時了解和控制庫存業(yè)務(wù)各方面的準(zhǔn)確情況和數(shù)據(jù)。庫存管理子系統(tǒng)是一個多層次的管理系統(tǒng)，可以從多種角度反映物品的庫存情況。該系統(tǒng)還可以進行物品ABC分類碼的自動計算，庫存物品訂貨數(shù)量的自動計算，各種超常規(guī)狀態(tài)的報警等。系統(tǒng)支持多種計量單位的自動轉(zhuǎn)換，并與采購、銷售、生產(chǎn)、財務(wù)等子系統(tǒng)有良好的接口，可以從這些子系統(tǒng)中獲取或向這些子系統(tǒng)輸送數(shù)據(jù)，保持了數(shù)據(jù)的一致性。庫存管理子系統(tǒng)與其它管理系統(tǒng)聯(lián)合使用，組成完整的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。本系統(tǒng)必將成為企業(yè)經(jīng)營管理的強有力的工具，同時為企業(yè)帶來良好的效益。
2.條形碼系統(tǒng)
條形碼系統(tǒng)的簡介
上海汽車工業(yè)銷售總公司原先的庫存管理是采用批次管理，但是在業(yè)務(wù)量不斷擴大的情況下，成批的管理在管理細度和客戶服務(wù)力度等方面暴露出很多的不足之處。因此，上海汽車工業(yè)銷售總公司決定使用先進的二維條碼技術(shù)，改變批次管理為單件管理，對倉庫中的每一輛桑塔納轎車進行跟蹤管理。
全國各家經(jīng)銷網(wǎng)點和倉庫對車輛入庫、出庫及移庫的車輛使用條形碼掃描器，將車輛信息讀入本地局域網(wǎng)。各地局域網(wǎng)上的信息通過路由器、X.25分組交換網(wǎng)傳到總公司的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上。總公司的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器接收到有關(guān)信息后，經(jīng)過預(yù)處理后將信息傳送到AS/400主機。整個傳輸過程為自動化處理方式。
條碼的設(shè)計包括了很多的復(fù)合信息，比如車型、噴漆顏色和種類、發(fā)動機號、底盤號碼、出廠日期等。條碼的材料采用不可撕裂、耐高溫、耐濕、耐摩擦的進口材料制作，同時考慮到條碼所包含的信息較多，但不能過長，所以采用PDF417二維條碼制。
與條碼系統(tǒng)相配合，開思軟件公司利用LANSA工具為其倉儲管理設(shè)計開發(fā)了一套軟件系統(tǒng)。該系統(tǒng)包括有購入操作、提貨操作、移庫操作、退貨操作和調(diào)整操作等功能模塊。
這些日常的庫存操作都是從掃描器上獲取車輛條碼信息，從而對相應(yīng)的車輛進行相關(guān)的操作。通過此系統(tǒng)的實現(xiàn)，每輛汽車的操作信息從其購入開始，直至其提貨為止，都將一一記錄于計算機的信息系統(tǒng)中，改變了以前的批次管理狀況，實現(xiàn)了對單車流向的信息跟蹤。這樣給上海汽車工業(yè)銷售總公司的管理帶來了許多好處，同時增強了企業(yè)在當(dāng)今市場的競爭優(yōu)勢。
3.決策分析
該模塊分為:倉儲庫存分析、銷售分析、客戶反饋、PDI檢查分析、市場分析。下面介紹一下這方面的內(nèi)容。
1）倉儲庫存分析系統(tǒng)
（決策分析-倉儲庫存分析系統(tǒng)菜單）
此模塊可將上海汽車工業(yè)銷售總公司所有倉庫中車輛的累計量與狀態(tài)量作出及時準(zhǔn)確的分析查詢。
2）銷售分析系統(tǒng)
銷售系統(tǒng)已有：年銷售分析、年銷售比較、月銷售分析、月銷售比較、客戶月銷售比較、車輛流向分析、車輛顏色流向分析七個模塊。
實現(xiàn)各類銷售指標(biāo)任意月（如與去年同期，與上月，與前年同期）的對比分析.
3）客戶反饋系統(tǒng)
此模塊主要反映客戶對桑車整套服務(wù)的滿意程度。由市場部錄入數(shù)據(jù)，根據(jù)用戶檔案跟蹤用戶，得到客戶反饋情況，系統(tǒng)進行統(tǒng)計分析后，對各級經(jīng)銷商進行星級評定。
4）PDI質(zhì)量檢查分析系統(tǒng)
該模塊將收集倉庫的PDI質(zhì)量檢測信息進行統(tǒng)計分析，為決策人員及質(zhì)檢人員在綜合評定車輛質(zhì)量及在為生產(chǎn)人員、運輸人員提供合理建議時拿出科學(xué)的依據(jù)。統(tǒng)計分析反映每個車型每個部位的檢驗次數(shù)、不合格次數(shù)及不同原因的發(fā)生次數(shù)和以上各類發(fā)生的概率，使業(yè)務(wù)人員清晰地看到不同桑車的各個部位的質(zhì)量情況及發(fā)生原因；同時也反映每個車型每個部位的不合格概率的時間段比較，以掌握車輛質(zhì)量的動態(tài)情況。
5）市場分析系統(tǒng)
本分析系統(tǒng)用于匯總，比較和分析各種車輛在市場上的需求量，供應(yīng)量。
通過這些信息的反饋，可以使公司及時了解每種車輛在市場中的占有率，在每一個銷售窗口的銷售狀況和在每一個城市中各種車輛的上牌數(shù)等，使公司在今后的生產(chǎn)計劃安排，車型的調(diào)整，人員的分配等方面有可靠的信息參照，從而作出相應(yīng)的措施。
4.辦公自動化
上海汽車工業(yè)銷售總公司在當(dāng)前信息化時代為了加強公司內(nèi)部辦公自動化管理，特別是公文的計算機管理和信息共享，該公司在九八年上半年建立了辦公自動化系統(tǒng)，使用開思軟件公司的“開思/OA（Notes版）V3.0”辦公自動化軟件，該軟件系統(tǒng)主要由十一個模塊構(gòu)成：公文流轉(zhuǎn)、檔案管理、活動安排、會議管理、信息采編、個人辦公、公共服務(wù)、督查管理、電子郵件、焦點論談、其它事務(wù)。
上海汽車工業(yè)銷售總公司非常重視《信息采編》模塊的作用，該模塊是通過對各種渠道的各類信息、商業(yè)情報進行收集、分類，形成公共信息供查詢；同時可編輯成內(nèi)部刊物在網(wǎng)上作電子發(fā)行或輸出商業(yè)情報進行收集印成紙面文件。實現(xiàn)公司內(nèi)部的信息資源共享，大幅度提高公司的辦公效率。