例證二：表單修改 得不償失
現(xiàn)在很多公司，一上ERP，就要求修改表單格式，要跟公司現(xiàn)行的表單一模一樣。其實(shí)這是不科學(xué)的。原因有二
一是因?yàn)楝F(xiàn)行的表單無法保證完善。
ERP自帶的表單是由其它公司經(jīng)過多年運(yùn)行驗(yàn)證過的行之有效的單據(jù)格式。而企業(yè)自身的表單格式，可能只運(yùn)行了一兩年時(shí)間，格式難免不很成熟，隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，表單格式也會(huì)多次修改。要知道，現(xiàn)在大多數(shù)的ERP是不支持表單格式自定義的，或者只支持簡(jiǎn)單的修改，其它都要通過二次開發(fā)來完成。讓ERP的表單來適應(yīng)企業(yè)本不十分完善的表單，自然成了一件吃力不討好的事情。不僅增加了二次開發(fā)的費(fèi)用，還因格式不完善造成了潛在的風(fēng)險(xiǎn)。
二是因?yàn)樾薷谋韱蔚睦碛呻y以服人。
企業(yè)要修改表單格式，通常都會(huì)搬出“ERP系統(tǒng)的表單格式不適合我公司需要”的理由。這只能是其表，實(shí)則是因?yàn)橛脩T了以前的表單格式，新的表單格式用起來不習(xí)慣。一個(gè)新系統(tǒng)的應(yīng)用總要打破原有的生態(tài)系統(tǒng)，要想獲得新的應(yīng)用，需要付出一些代價(jià)。為一個(gè)害怕嘗試的理由放棄對(duì)ERP表單的使用，而進(jìn)行老民傷財(cái)?shù)亩伍_發(fā)，得不償失。
例證三：少一個(gè)單子 損失10萬
兩個(gè)例子講完之后，看著丁經(jīng)理有些猶豫的點(diǎn)頭，阿峰干脆趁熱打鐵：“我問一個(gè)問題，沃奇公司以前銷售訂單若發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，是怎么更改的？”
“是在原來的單據(jù)上修改，然后在修改處簽字。”
“這么做，出現(xiàn)過錯(cuò)誤嗎？”
“的確有！”丁經(jīng)理顯然對(duì)這樣的錯(cuò)誤記憶猶新，“一次，銷售訂單單價(jià)錯(cuò)誤，本來是3.1元的單價(jià)卻在訂單單價(jià)中寫成了3元，銷售員僅僅在銷售訂單上做了修改，卻沒有在銷售報(bào)表上改過來。最后，給客戶的報(bào)價(jià)單上的單價(jià)為3元，0.1之差對(duì)100萬件貨來說就意味著10萬的損失。幸好，公司與這個(gè)客戶有長(zhǎng)期合作關(guān)系才不至于為公司帶來太大的損失。”
在ERP系統(tǒng)里，任何數(shù)據(jù)的修改，都要對(duì)應(yīng)相應(yīng)的變更單據(jù)。如對(duì)應(yīng)銷售訂單，系統(tǒng)里有銷售訂單變更單可以對(duì)原來單據(jù)進(jìn)行修改。像丁經(jīng)理剛才講的情況，銷售訂單單價(jià)變更，必須開具銷售訂單變更單，在主管人員審核后，才能保證帳實(shí)一致。盡管看上去流程復(fù)雜，好像多做了很多工作，但這個(gè)流程可以從根本上避免上述錯(cuò)誤的發(fā)生。多做一個(gè)“單子”換回10萬的損失，相信沒有一個(gè)企業(yè)的老板不愿意這么做。
與其在錯(cuò)誤發(fā)生后再?gòu)暮Ａ康男畔⒗锖藢?duì)數(shù)據(jù)，還不如從源頭就進(jìn)行控制，多做幾個(gè)單子，多增加幾條信息所消耗的成本，比起因?yàn)樾畔⒉蛔愣斐傻娘L(fēng)險(xiǎn)，顯然很劃算！