物料編碼是以簡短的文字、符號(hào)或數(shù)字、號(hào)碼來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其它有關(guān)事項(xiàng)的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關(guān)緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時(shí)，物料的領(lǐng)發(fā)、驗(yàn)收，請(qǐng)購、跟催、盤點(diǎn)、儲(chǔ)存等工作極為頻緊，而借著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。

物料編碼之功能如下：

·增強(qiáng)物料資料的正確性
物料的領(lǐng)發(fā)、驗(yàn)收、請(qǐng)購、跟催、盤點(diǎn)、儲(chǔ)存、記錄等一切物料之活動(dòng)均有物料編碼可以查核，因此物料數(shù)據(jù)更加正確。至于一物多名，一名多物或物名錯(cuò)亂之現(xiàn)象不致于發(fā)生。

·提高物料管理的工作效率
物料既有系統(tǒng)的排列，以物料編碼代替文字的記述，物料管理簡便省事，效率因此提高。

·利于電腦的管理
物料管理在物料編碼推行徹底之后，方能進(jìn)一步利用電腦作更有效的處理，以達(dá)到物料管理之效果。

·降低物料庫存、降低成本
物料編碼利于物料庫存量的控制，同時(shí)利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。

·防止物料舞弊事件之發(fā)生
物料一經(jīng)編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲(chǔ)存井然有序，可以減少舞弊事件之發(fā)生。

·便于物料之領(lǐng)用
庫存物料均有正確的統(tǒng)一的名稱及規(guī)格予以編碼。對(duì)用料部門的領(lǐng)用以及物料倉庫的發(fā)料都十分方便。

·便于壓縮物料的品種、規(guī)格
對(duì)物料進(jìn)行編碼時(shí)，可以對(duì)某些性能相近或者相同的物料進(jìn)行統(tǒng)一、合并和簡化，壓縮物料的品種、規(guī)格。

物料編碼的原則

物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則：
·簡單性
·分類展開性
·完整性
·單一性
·一貫性
·可伸縮性
·組織性
·適應(yīng)電腦管理
·充足性
·易記性

一、簡單性

編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理，如果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編碼在應(yīng)用文字元號(hào)或數(shù)字上應(yīng)力求簡單明了，這樣可節(jié)省閱讀、填寫、抄錄的時(shí)間與手續(xù)，并可減少其中的錯(cuò)誤機(jī)會(huì)。

物料相當(dāng)單純時(shí)，只要將物料簡單分類為幾項(xiàng)即可，物料分類項(xiàng)目多了，就顯得很不方便。若物料相當(dāng)復(fù)雜時(shí)，就要將大分類再加以細(xì)分 ，這種分類展開也稱為多級(jí)分類。

二、分類展開性
物料復(fù)雜，物料編碼大分類后還要加以細(xì)分，如果采用阿拉伯?dāng)?shù)字十進(jìn)制，則每段最多只能由十個(gè)細(xì)分的項(xiàng)目，如果采用英文字母，則每段有26個(gè)細(xì)分項(xiàng)目，然而細(xì)分項(xiàng)目太多，就難于查找，而細(xì)分項(xiàng)目太少，則分類展開太慢，分類細(xì)分項(xiàng)目通常以五至九個(gè)較佳。例如采用阿拉伯?dāng)?shù)字十進(jìn)制，有十八個(gè)項(xiàng)目時(shí)，其分類展開可以利用下列方法。

 
（表一）

三、完整性

在物料編碼時(shí)，所有的物料都應(yīng)有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。

新產(chǎn)品新物料的產(chǎn)生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當(dāng)有新物料產(chǎn)生，即應(yīng)賦予新的物料編碼，并規(guī)定新的物料沒有編碼，采購部門不得從事采購，即使沒物料編碼的新物料采購進(jìn)來了，倉庫部門或會(huì)計(jì)部門發(fā)現(xiàn)物料訂購單缺少物料編碼，即應(yīng)請(qǐng)采購部門補(bǔ)填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完整性。

四、單一性

物料編碼的單一性是指一個(gè)物料編碼只能代表一種物料，同一種物料只能找到一個(gè)物料編碼，而絕無一個(gè)物料有數(shù)個(gè)物料編碼，或一個(gè)物料編碼有數(shù)項(xiàng)物料，一般地，只要物料的物理或化學(xué)性質(zhì)有變化、只要物料要在倉庫中存儲(chǔ)、就必須為其指定一個(gè)編碼，舉例，如某零件要經(jīng)過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進(jìn)行鉆孔，緊接著進(jìn)行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個(gè)代碼。如果該物料的三道工序不在同一個(gè)車間完成，其順序是沖壓、入庫、領(lǐng)料、鉆孔、入庫、領(lǐng)料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區(qū)分該物料的三種狀態(tài)，必須取不同的物料編碼。例：3000A,3000B,3000C三個(gè)編碼分別表示三種不同加工狀態(tài)的物料。

五、一貫性

物料編碼要統(tǒng)一而有一貫性，如以年限分類為標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，就應(yīng)一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏別來分類，若要這么做必須要分段或分級(jí)進(jìn)行。

六、伸縮性

物料編編碼要考慮到未來新產(chǎn)品發(fā)展以及產(chǎn)品規(guī)格的變更而發(fā)生物料擴(kuò)展或變動(dòng)的情形。預(yù)留物料的伸縮余地，并不能僅就目前物料的現(xiàn)狀加以物料編碼的安排，否則他日新物料產(chǎn)生時(shí)，就有新物料無號(hào)可編的情況。

七、組織性

物料編碼依其編碼的系統(tǒng)，作井然有序的組織與排列，以便隨時(shí)可從物料編碼查知某項(xiàng)物料帳卡或數(shù)據(jù)。物料編碼的組織性，對(duì)物料管理可以省掉不必要的麻煩。

八、適應(yīng)電腦管理

電腦的應(yīng)用已經(jīng)比較普及，因此在編碼時(shí)一定要考慮錄入的方便性,如編碼盡可能短、少使用其它符號(hào)，如‘#’、‘-’、‘*’等。

九、充足性

物料編碼所采用的文字、記號(hào)或數(shù)字，必須有足夠的數(shù)量，以便所組成的個(gè)別物料編碼，足以代表所有個(gè)別物料，以及應(yīng)付將來物料擴(kuò)展時(shí)的實(shí)際需要，以免遇有特殊物料時(shí)無號(hào)可編。否則物料系統(tǒng)被破壞，費(fèi)時(shí)誤事。

十、易記性

在不影響上述九項(xiàng)原則之下，物料編碼應(yīng)選擇易于記憶的文字、符號(hào)或數(shù)字，或賦予暗示及聯(lián)想性。但這原則是屬于次要原則，若上述九項(xiàng)原則俱全而獨(dú)缺乏此項(xiàng)原則的物料編碼，仍不失為優(yōu)秀的物料編碼。