通過深入軟件企業(yè)實(shí)地考察，然后組織專門業(yè)務(wù)人員來聽實(shí)際講解，“通過對(duì)用友實(shí)力的分析，從企業(yè)規(guī)模、市場(chǎng)占有率和軟件產(chǎn)品本身的情況分析，最后比較下來，我們覺得應(yīng)該是選擇用友。”楊力覺得當(dāng)時(shí)選擇用友并不像現(xiàn)在這樣胸有成竹，不過，他覺得這個(gè)寶押對(duì)了：“從現(xiàn)在看，還是我們選擇對(duì)了。”
龐雜的企業(yè)艱難的實(shí)施
作為國(guó)務(wù)院520戶重點(diǎn)企業(yè)和山西省重點(diǎn)保護(hù)34戶優(yōu)勢(shì)企業(yè)之一，山西焦化集團(tuán)有限公司是一個(gè)以對(duì)煤進(jìn)行深加工，集洗煤、煉焦、化工、化肥為一體的大型一類企業(yè)。這是一個(gè)范圍廣、數(shù)據(jù)量大、人員素質(zhì)參差不齊的項(xiàng)目，如何保證它的成功實(shí)施?首先，他們確定第一階段為系統(tǒng)規(guī)劃階段：通過產(chǎn)品實(shí)施的前期工作，協(xié)助集團(tuán)決策層掌握用友軟件業(yè)務(wù)流程、管理思想，對(duì)集團(tuán)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行深入分析，制定具體實(shí)施方法并確定實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃；在實(shí)施準(zhǔn)備階段，將完成數(shù)據(jù)和各種參數(shù)的準(zhǔn)備和設(shè)置，其中包括數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、系統(tǒng)安裝調(diào)試、實(shí)施方案測(cè)試等等；然后由用友對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，并進(jìn)行實(shí)施方案模擬運(yùn)行；待一切條件成熟，經(jīng)雙方確認(rèn)系統(tǒng)達(dá)到雙方要求后才進(jìn)行系統(tǒng)切換，以保證項(xiàng)目萬(wàn)無一失。最后，進(jìn)行實(shí)施驗(yàn)收。
基本方針確定后，項(xiàng)目組選擇了關(guān)鍵環(huán)節(jié)“庫(kù)存”入手，因?yàn)樵谶@方面存在三個(gè)問題：庫(kù)存孤立、庫(kù)存不實(shí)和負(fù)庫(kù)存。
山焦集團(tuán)的整個(gè)庫(kù)存管理實(shí)行的是多級(jí)庫(kù)管理方法，分成總庫(kù)、一級(jí)庫(kù)和二級(jí)庫(kù)。由于每個(gè)部門和每個(gè)車間都有一個(gè)二級(jí)庫(kù)，因此，倉(cāng)庫(kù)的總數(shù)近100個(gè)。庫(kù)里積壓的物品，“有的可能五年十年都不用，有的都是廢品了”，導(dǎo)致整個(gè)存貨周轉(zhuǎn)率非常低。
另一方面，由于庫(kù)存多，成本無法控制。山焦集團(tuán)的考核制度與生產(chǎn)成本是掛勾的，根據(jù)車間里面的成本核算，如果成本超了就要扣錢。在這種激勵(lì)制度下，就會(huì)出現(xiàn)一些人為的帳實(shí)不符現(xiàn)象。假如一個(gè)車間當(dāng)月的庫(kù)存定額是10萬(wàn)，實(shí)際已經(jīng)花費(fèi)9萬(wàn)，如果再做一項(xiàng)設(shè)備配件要3萬(wàn)的修理，那么月底檢查的時(shí)候就會(huì)超額2萬(wàn)，該扣獎(jiǎng)金了。但在沒有計(jì)算機(jī)管理狀況下，車間可以做人為調(diào)整。在帳面上，他可以將原來庫(kù)存3萬(wàn)先出庫(kù)1萬(wàn)再存下2萬(wàn)，
這樣檢查的時(shí)候是不超的，還有可能得到節(jié)約庫(kù)存的獎(jiǎng)勵(lì)。到下個(gè)月的時(shí)候，如果維修的任務(wù)少了，再悄悄地將剩下的2萬(wàn)再辦—次出庫(kù)。每個(gè)車間都這樣打“時(shí)間差”，使得成本不好控制，帳實(shí)不符。
再有一方面就是“負(fù)庫(kù)存”現(xiàn)象也比較嚴(yán)重。因?yàn)槠髽I(yè)一般都是采用計(jì)劃價(jià)核算，采購(gòu)回來的物料，不是完全按照實(shí)際價(jià)入庫(kù)，而是按計(jì)劃價(jià)入庫(kù)。當(dāng)時(shí)有這樣一種情況，買一套東西回來但沒有即時(shí)付給對(duì)方貨款，因此對(duì)方就不給發(fā)票，那么就無法到財(cái)務(wù)去報(bào)帳。手工處理的時(shí)候，東西回來以后，沒有辦理正常入庫(kù)手續(xù)，就直接出庫(kù)了，這時(shí)候就在帳本上用一個(gè)紅字表示——“負(fù)出庫(kù)“，等到什么時(shí)候付給對(duì)方貨款了，將對(duì)方發(fā)票拿回來了再辦入庫(kù)，將紅字沖掉——“沖紅”。這種“先出庫(kù)后入庫(kù)“的方法使得每次檢查的時(shí)候，帳面反映的余額實(shí)際上是正負(fù)抵銷后得到的數(shù)據(jù)，并不能反映真實(shí)的庫(kù)存。
現(xiàn)在不行了，在用友的U8-ERP系統(tǒng)上，一切都網(wǎng)絡(luò)化、透明化、流程化了。哪個(gè)單位庫(kù)存了多少什么樣的物品，一清二楚，同樣的物品，只要廠里面有，不再需要購(gòu)買，可以在內(nèi)部調(diào)配，這樣整個(gè)庫(kù)存迅速降了下來。
“庫(kù)存下降的具體數(shù)據(jù)沒有仔細(xì)算過，但最少應(yīng)該有百分之三十到四十。”楊力對(duì)這一點(diǎn)非常滿意。