蟄伏的日子
五月是非典肆虐最為嚴(yán)重的時候，英斯泰克的用友ERP-U8系統(tǒng)進入了實施階段。最初的設(shè)計方案在實施過程中一步步完善。在北京昌平英斯泰克的廠區(qū)里，一場攻關(guān)戰(zhàn)役打得正酣，提前來到了蟄伏的季節(jié)，在煎熬里積蓄成熟的力量！
系統(tǒng)實施的過程中物料采購、制作流程、設(shè)計指標(biāo)等幾個問題糾集比較多，給系統(tǒng)設(shè)置一度造成了一些困惑。幾個環(huán)節(jié)粘連多、不好梳理。訂單管理、生產(chǎn)排期、原材料采購等方面的要求都非常高。
按照用友ERP-U8的規(guī)范，每一種產(chǎn)品都應(yīng)該做一個標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，包含這一產(chǎn)品的設(shè)計、原材料、流程等全部信息。但在單件定制化生產(chǎn)的企業(yè)中，這一產(chǎn)品結(jié)構(gòu)幾乎不可能實現(xiàn)。產(chǎn)品結(jié)構(gòu)與ERP系統(tǒng)產(chǎn)生了明顯沖突。實施雙方都遇到了新的困難。
經(jīng)過與用友實施小組長時間的討論，英斯泰克最后決定：拋棄產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的概念，啟用全新的項目管理制度。在項目管理下，每一個訂單就是一個項目號，這一項目號貫穿這一訂單的始終，從協(xié)議簽訂開始，項目號就跟蹤產(chǎn)品設(shè)計、原材料采購、生產(chǎn)組裝、成品交付、售后服務(wù)等全過程。
有了項目管理制度，英斯泰克能夠通過用友ERP-U8對材料采購進行準(zhǔn)確、嚴(yán)格的管理，有效地控制住了無訂單采購。資源得到了合理的配置。同時，基于對前期大量數(shù)據(jù)的分析，設(shè)計部門通過用友ERP-U8對比以前物料的使用情況，可以相當(dāng)準(zhǔn)確地為每一個訂單進行用料預(yù)測，然后再通過系統(tǒng)來提示材料采購，從而有效地將訂單采購管理起來。節(jié)約了資金，降低了成本。
過去由于產(chǎn)品結(jié)構(gòu)不明晰，各個部門、各個環(huán)節(jié)出現(xiàn)的各種問題都需要公司總調(diào)度室來協(xié)調(diào)解決。這樣一來，總調(diào)度室?guī)缀醭闪烁鱾€部門的后勤，就象一名救火隊員，到處救險，發(fā)揮不出整體調(diào)控的作用。通過項目管理概念的引入，在ERP系統(tǒng)中，總調(diào)的功能得以整合，能夠發(fā)揮監(jiān)控和整合的功能，從一名忙碌的救火隊員變成了一名合格的指揮官。
本來常規(guī)45天就能夠基本完成的ERP系統(tǒng)建設(shè)在英斯泰克卻用去了整整半年，不是項目成員能力不夠、不是項目組成員拖拉，是英斯泰克項目組成員對細(xì)節(jié)的近乎苛刻的要求，這不僅體現(xiàn)了英斯泰克公司在實施ERP方案時的自身特殊性，更體現(xiàn)了實施雙方一絲不茍的敬業(yè)精神。要做就要做的完美是項目組的唯一標(biāo)準(zhǔn)。事實也證明正是這種"苛刻"的態(tài)度使系統(tǒng)成功、有效的建立。
比如在系統(tǒng)建立前對庫房的盤點中，發(fā)現(xiàn)了一些材料是賬目中沒有的，數(shù)量還不在少數(shù)。那究竟這些帳外庫存是怎么形成的呢？讓項目組著實困惑了很久，事實上在很多生產(chǎn)企業(yè)中帳外庫存是一個比較普遍存在的現(xiàn)象。在盤點中直接納入是一種比較省時省力的辦法，但是項目組沒有這么做，本著對客戶負(fù)責(zé)的一貫態(tài)度，經(jīng)過大家仔細(xì)的分析，原來英斯泰克在過去進行原材料采購時，有時會出現(xiàn)這樣的情況，采購一個設(shè)備，但設(shè)備是被打包出售的，結(jié)果采購回來的物料只被用了一部分，剩下的部分則成了這些神龍見首不見尾的賬外庫存。那究竟該如何解決這個問題呢？經(jīng)過反復(fù)磋商，備件庫作為一個特有庫存在英斯泰克建立起來，在做備件庫之前，英斯泰克對這些零部件進行了全面盤點。他們發(fā)現(xiàn)有近百萬元的帳外資產(chǎn)，都是這么拆下來的。其中物料不帶成本帶數(shù)量，管數(shù)量不管價值。當(dāng)下次生產(chǎn)用到這兩個部件的時候，直接放到該項目中作為成本核算。在項目實施設(shè)計中像這樣的細(xì)節(jié)問題，又豈止是備件庫一個？這些細(xì)節(jié)都涉及公司的利潤，從細(xì)節(jié)挖出很多利潤點。所以鮑雋強調(diào)，前期業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化一定要做足，通過上ERP系統(tǒng)，把整個公司都梳理一遍。
秋日里的思考
9月9日，英斯泰克用友ERP-U8軟件系統(tǒng)成功通過驗收。
目前，用友ERP-U8已經(jīng)為英斯泰克實現(xiàn)了基礎(chǔ)資料的編碼化、規(guī)范化和一元化，財務(wù)業(yè)務(wù)處理一體化，信息共享，業(yè)務(wù)協(xié)同處理，從而為企業(yè)的現(xiàn)代化管理打下了基礎(chǔ)。但是談到用友ERP-U8實施帶來的最大變化，鮑雋認(rèn)為是思維方式的轉(zhuǎn)變，大家開始積極地為公司利潤著想。大部分的企業(yè)建立ERP系統(tǒng)之后，漸漸都把這套功能強大的管理軟件當(dāng)成了一個簡單的財務(wù)軟件，或者是手工管理的替代品。"這既是應(yīng)用企業(yè)的失敗，也是ERP廠商的失敗。"
ERP的體現(xiàn)是一個軟件，而實質(zhì)上是理念是管理。
英斯泰克高層將ERP看作是公司管理結(jié)構(gòu)重造的一個基礎(chǔ)平臺，在這個基礎(chǔ)上，他們將開發(fā)報價系統(tǒng)、完善績效管理體系、實行供應(yīng)商準(zhǔn)入制度、優(yōu)化公司組織結(jié)構(gòu)，甚至將上下游廠商都納入自己的流程來進行規(guī)范。將這一系統(tǒng)的功能不斷升華，為己所用。
"這就是將ERP功能挖掘充分的好處。"鮑雋對用友ERP-U8提供的強大功能很滿意，"有了ERP，你就可以在其上搭建很多東西，實現(xiàn)你的管理思想。"
伯樂的點化
文中我們更多地講述了英斯泰克在應(yīng)用用友ERP-U8的過程、感受和思考。反觀此次項目的實施，英斯泰克是不是僅僅是用友ERP-U8新增的一個客戶這樣簡單呢？
事實上，用友公司同樣從英斯泰克項目的實施中，找到用友ERP-U8與企業(yè)特點有機融合的新途徑，進一步挖掘了產(chǎn)品自身的價值及改進的方向。在客戶的需求中找到了新的改進目標(biāo)，這正是用友實施負(fù)責(zé)人許彥濤認(rèn)為英斯泰克最具價值的一點。正是客戶準(zhǔn)確的認(rèn)識、嚴(yán)格的要求，用友ERP-U8在與企業(yè)的不斷結(jié)合中提升了產(chǎn)品價值。
9月8日，在英斯泰克位于昌平的新廠區(qū)，外聘專家、英斯泰克ERP小組、用友項目組舉杯共慶：用友ERP-U8在英斯泰克成功驗收。這時候，幾天前成功通過驗收的山西電視臺電視轉(zhuǎn)播車，正在山西進行緊張的轉(zhuǎn)播工作。