用友ERP的實(shí)施大大提高了工作效率，標(biāo)志著公司的管理上了一個(gè)大臺(tái)階。——艾諾儀器公司財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)閆洪偉
一．背景
1.企業(yè)概述
艾諾儀器公司是按照國(guó)際慣例組建的高新技術(shù)股份制公司，成立于1993年，專業(yè)從事電測(cè)儀器、變頻電源和智能控制器等產(chǎn)品的研發(fā)和制造。1995年與外方合資成立了青島艾諾智能儀器有限公司，并在濟(jì)南成立了山東艾諾分公司，在深圳設(shè)立了辦事處。
公司持續(xù)投入大量資金引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)技術(shù)，潛心研究并加以消化吸收，技術(shù)水平和企業(yè)規(guī)模一直處于行業(yè)領(lǐng)先地位。公司在1998年順利通過(guò)ISO9001質(zhì)量保證體系認(rèn)證的基顧上，于2001年在同行業(yè)首家率先升級(jí)通過(guò)了2000版質(zhì)量管理體系認(rèn)證。公司憑借雄厚的技術(shù)實(shí)力，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)漠a(chǎn)品質(zhì)保體系和專業(yè)技術(shù)服務(wù)隊(duì)伍，贏得了海爾、海信、聯(lián)想、春蘭、長(zhǎng)虹等各行業(yè)幾千家客戶的信賴。艾諾產(chǎn)品不僅出口至俄羅斯、阿根廷、馬來(lái)西亞、意大利、伊朗等國(guó)家，也為大量來(lái)華投資企業(yè)，如LG、PHILIPS、PANASONIC、ELECTROLUX等提供了優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)。
隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，客戶的個(gè)性化需求越來(lái)越高，企業(yè)的快速反應(yīng)能力和柔性制造能力成為克敵制勝的關(guān)鍵。這就對(duì)管理提出了更高的要求，信息要更加及時(shí)和準(zhǔn)確，管理控制更加到位，企業(yè)的信息化迫在眉睫。
2.采用ERP的動(dòng)因分析
隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，在艾諾的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中暴露出如下的問(wèn)題。
1．信息不能共享，各部門不能及時(shí)傳遞
由于采取手工操作，各部門的信息只有部門內(nèi)部掌握，在部門間無(wú)法共享或傳遞速度緩慢，形成部門的信息孤島。
2．手工的采購(gòu)需求計(jì)算不能適應(yīng)市場(chǎng)變化
艾諾公司生產(chǎn)的是電測(cè)儀器、智能控制器等設(shè)備，屬多品種小批量生產(chǎn)，每次接到客戶訂單后開始組織生產(chǎn)過(guò)程。由于產(chǎn)品品種多，很多訂單還要研發(fā)部門進(jìn)行個(gè)性化的設(shè)計(jì)，產(chǎn)品的物料清單變化頻繁，需要的配件和原材料品種繁多，因此采購(gòu)計(jì)劃的制定很復(fù)雜。每次計(jì)算采購(gòu)需求往往需要很長(zhǎng)時(shí)間。
3．流程不暢，業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)分離
由于沒有采用信息化管理，加之溝通不暢，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是分離的。不能有效控制。
4．管理成本過(guò)高
由于手工操作，為了加強(qiáng)管理和控制，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確反映，勢(shì)必增加人員，引起管理成本增加。庫(kù)存管理仍然處在手工狀態(tài)，勞動(dòng)強(qiáng)度大，而準(zhǔn)確性低。會(huì)出現(xiàn)多余采購(gòu)和多余存儲(chǔ)的風(fēng)險(xiǎn)。
公司的管理層認(rèn)識(shí)到，上面的這些問(wèn)題不解決，企業(yè)的生存和發(fā)展將成為問(wèn)題，企業(yè)的信息化已經(jīng)刻不容緩了。
艾諾曾經(jīng)使用過(guò)一家公司的財(cái)務(wù)軟件，但是因?yàn)楫a(chǎn)品本身以及實(shí)施的種種問(wèn)題而最終不得不放棄。公司在2001年，經(jīng)過(guò)多家供應(yīng)商的考察，最終選擇了同業(yè)界領(lǐng)先的管理軟件商用友公司合作，開始實(shí)施ERP。通過(guò)用友公司的幫助和企業(yè)員工的共同努力，現(xiàn)已經(jīng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。系統(tǒng)推動(dòng)了企業(yè)的信息化進(jìn)程，提升了企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。
二．解決方案
1.系統(tǒng)流程
系統(tǒng)實(shí)施的總體目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的一體化，實(shí)現(xiàn)資金管理與物流管理的統(tǒng)一，滿足用戶經(jīng)營(yíng)管理的整體需要。
系統(tǒng)包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)管理、銷售管理、庫(kù)存管理、存貨核算、總賬、應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)、報(bào)表、固定資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)分析等模塊，覆蓋了從采購(gòu)到庫(kù)存、到銷售等業(yè)務(wù)相關(guān)部門和財(cái)務(wù)部門，真正實(shí)現(xiàn)通過(guò)數(shù)據(jù)共享，完成信息交流與傳遞，整合管理流程，完成嚴(yán)格的業(yè)務(wù)控制。
系統(tǒng)的處理流程如下：
采購(gòu)系統(tǒng)錄入采購(gòu)入庫(kù)單，在庫(kù)存系統(tǒng)對(duì)該入庫(kù)單登記出入庫(kù)臺(tái)帳，在存貨核算系統(tǒng)核算采購(gòu)成本；做憑證時(shí)用應(yīng)繳稅金的備抵科目，并將入庫(kù)單號(hào)輸入摘要；
銷售系統(tǒng)錄入發(fā)貨單并生成銷售發(fā)票，銷售發(fā)票傳到應(yīng)收系統(tǒng)審核并做憑證，發(fā)貨單審核后生成銷售出庫(kù)單，在庫(kù)存系統(tǒng)對(duì)該出庫(kù)單登記出入庫(kù)臺(tái)帳，在存貨系統(tǒng)核算銷售成本；
庫(kù)存管理生成材料出庫(kù)單，傳遞到存貨系統(tǒng)記賬，然后傳遞到成本模塊。總賬系統(tǒng)生成有關(guān)工資，制造費(fèi)用等傳遞到成本模塊，由成本模塊生成產(chǎn)成品成本后，傳遞到存貨系統(tǒng)；
存貨系統(tǒng)生成存貨成本的憑證傳遞到總賬系統(tǒng)；
應(yīng)付款管理系統(tǒng)生成采購(gòu)以及支付款項(xiàng)或轉(zhuǎn)賬的憑證傳遞到總賬系統(tǒng)；
應(yīng)收款管理系統(tǒng)生成銷售收入以及款項(xiàng)收回或轉(zhuǎn)賬的記賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)；
在總賬中錄入憑證，連同其他系統(tǒng)傳入的憑證一同審核、記賬，月末時(shí)結(jié)賬；
在財(cái)務(wù)分析中對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，計(jì)算出各種財(cái)務(wù)指標(biāo)。
2.子系統(tǒng)方案
2.1業(yè)務(wù)系統(tǒng)
購(gòu)銷存業(yè)務(wù)系統(tǒng)的流程如圖2所示。包括如下各個(gè)模塊。
采購(gòu)計(jì)劃
采購(gòu)計(jì)劃系統(tǒng)是在既保證生產(chǎn)又盡量減少庫(kù)存資金積壓的情況下，編制艾諾的采購(gòu)計(jì)劃。本系統(tǒng)在MRP（物料需求計(jì)劃）理論的基礎(chǔ)上，結(jié)合我國(guó)工業(yè)企業(yè)的實(shí)際應(yīng)用水平開發(fā)而成，對(duì)于電子類加工型企業(yè)尤其適用。
采購(gòu)管理
采購(gòu)管理系統(tǒng)是根據(jù)艾諾采購(gòu)業(yè)務(wù)管理和采購(gòu)成本核算的實(shí)際需要，對(duì)采購(gòu)定單、采購(gòu)到貨處理以及入庫(kù)狀況進(jìn)行全程管理，為采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部門提供準(zhǔn)確及時(shí)的信息，并輔助管理決策。
庫(kù)存管理
庫(kù)存管理系統(tǒng)具有日常業(yè)務(wù)處理、單據(jù)輸入、審核和賬表查詢等功能。
銷售管理
銷售系統(tǒng)是以銷售業(yè)務(wù)為主線，兼顧輔助業(yè)務(wù)管理，實(shí)現(xiàn)銷售業(yè)務(wù)管理與財(cái)務(wù)核算一體化。
存貨核算
存貨核算系統(tǒng)主要針對(duì)企業(yè)存貨的收發(fā)存業(yè)務(wù)進(jìn)行核算，掌握存貨的耗用情況，及時(shí)準(zhǔn)確地把各類存貨成本歸集到各成本項(xiàng)目和成本對(duì)象上，為企業(yè)的成本核算提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。并可動(dòng)態(tài)反映存貨資金的增減變動(dòng)，提供存貨資金周轉(zhuǎn)和占用的分析，為降低庫(kù)存，減少資金積壓，加速資金周轉(zhuǎn)提供決策依據(jù)。存貨核算系統(tǒng)對(duì)艾諾的材料、產(chǎn)成品進(jìn)行核算管理。
2.2財(cái)務(wù)系統(tǒng)
艾諾財(cái)務(wù)系統(tǒng)的解決方案如圖3所示。
在財(cái)務(wù)應(yīng)用框架中，首先，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理會(huì)計(jì)動(dòng)態(tài)結(jié)合，在實(shí)現(xiàn)核算的同時(shí)，加強(qiáng)管理職能。如除有固定資產(chǎn)及總賬財(cái)務(wù)核算功能外，有針對(duì)
性的對(duì)應(yīng)收、應(yīng)付及存貨成本進(jìn)行管理，而且這些功能之間信息高度集成和共享。