收到供應商發票后，在采購與應付賬款管理子系統輸入發票資料，并可通過系統核對購貨訂單、收貨單和供應商發票，三者一致，則可確認此項應付賬款，同時編制自動轉賬憑證（借：應付賬款---中間賬戶，借：材料成本差異，借：應交稅金---進項稅。貸：應付賬款---正式戶），送總賬處理子入賬。應付賬款中的中間戶反映的是已收料但未收到發票或訂單、收貨單、發票三者不一致的材料標準成本，而正式戶反映的是已收到發票且經核對的真實債務，付款業務通過貨幣資金管理子系統執行。付款以應付賬款子系統中各供應商的應付賬記錄為依據，按發票逐筆勾銷（全付時）或扣減（付部分時）。系統可打印支票。確認付款后，系統自動扣減付款賬戶的余額，并編制自動轉賬憑證（借：應付賬款---正式戶，貸：銀行存款），送總賬處理子系統入賬。“供”環節涉及采購與應付賬款管理、存貨管理、貨幣資金管理和總賬處理等多個子系統，子系統間按集成管理要求設計，不是簡單地疊加。“產”與“銷”環節也類似。可見，ERP軟件把業務管理與財務核算延伸到了供、產、銷各個經營環節，各子系統間有機集成，不僅使管理控制嚴密，而且財務數據隨經營活動實時進入系統，動態地反映了企業的經營情況，可全方位地反映、控制和優化企業的資源。

四、ERP軟件更靈活、更富有彈性

電算化軟件雖然各子系統也象ERP軟件一樣，是積木結構，各子系統可分可合，用戶可以根據需要選擇。但各子系統設計好了以后，其處理流程和程序控制都是固定好的。用戶雖然可以通過初始化科目級數、每級長度、非法對應關系及自動轉賬憑證等，但難以對軟件的處理流程和程序控制作更多的選擇或改變。ERP軟件較電算化軟件更富有靈活性和彈性。用戶不僅可以在系統初始化時設定要進行分析或責任會計核算的各項（如部門、項目、人員等等），可設定各業務管理子系統與總賬處理子系統間自動轉賬憑證的科目、摘要、金額取數等，而且可以對軟件進行裁剪，確定其處理流程及程序控制。雖然按一般的情況設定了各子系統的處理流程，但用戶也可以根據本企業的實際情況，自行選擇、設定每個子系統中哪些子模塊是必須執行的、哪些可以不執行，并確定各子模塊的執行次序（即確定系統處理流程）。例如，上面介紹的銷售與應收賬款子管理系統，系統提供打印銷售發票功能。在我國，增值稅發票不能用此系統打印，用戶可指定此子模塊不執行；。又如，上面介紹的生產與成本管理子系統，雖然系統提供多步驟生產控制，但對一些只有簡單一步生產的用戶（例如，潤滑油的生產，只需要把基礎油與添加劑按配方混合），用戶可設定沒有半成品，只進行一步生產控制。同樣對一些系統提供的程序控制（各種檢查、核對、打印單據等），用戶都可以自行確定其是否一定要執行才能進入下一步處理。由于軟件的靈活與彈性，使其更能適合各用戶的需求，通用性與適用性都更強，不會出現對某些用戶應有的控制與處理功能未能提供，而對另一些用戶控制太多，影響了系統的運行效率等情況。

綜上所述，ERP軟件對我們有許多啟示，ERP軟件，在操作界面、操作靈活性方面也許不如電算化軟件，它們看上去非常平淡，但其內在功能、質量等方面是高水平的。ERP軟件把主要精力放在了系統功能提高上，其實質重于形式。　

（c113）