根據(jù)業(yè)內(nèi)部分企業(yè)的經(jīng)驗，在文檔管理過程中，企業(yè)可以對文檔目錄進行完整的四級管理。比如，其目錄結(jié)構(gòu)中要包括：項目名稱-項目地點-實施階段-對應(yīng)的ERP模塊名稱。值得提出的是，文件名最好能夠明白易懂，比如，本地生產(chǎn)計劃管理業(yè)務(wù)初次調(diào)研分析文檔可以命名為“Local_BI_PP_第一次調(diào)研記錄”。
另外，文檔的版本號管理可以參考以下規(guī)則：
創(chuàng)建文件時，文檔設(shè)為1.0版。如果內(nèi)容有所調(diào)整，每次調(diào)整之后要進行版本升級，并由相關(guān)的實施人員簽署其更改人的姓名與更改時間。
初次提交給客戶的文檔作為實施人員最終形成的最高版本，但是仍屬于版本1的內(nèi)容。經(jīng)過客戶確認(rèn)或者提出了修改意見后再次提交時，文檔可以由版本1升級為版本2，然后再正式提交，并進行文檔存檔。經(jīng)過客戶修改后的文件可以逐次提高版本號。
在文檔開始部分，管理人員可以列明一個表格，以表明版本控制信息：
除用于溝通之外，重要的文檔需要進行各級審核。管理人員一般要確定文檔審核的默認(rèn)時間(比如3天)，超過預(yù)定時間就可以視作確認(rèn)處理。階段性成果審核的文檔應(yīng)該由相關(guān)客戶公司主管經(jīng)理簽字，以確認(rèn)階段性成果符合要求并由客戶予以接受。
在ERP實施過程中，客戶可能還會經(jīng)常發(fā)生項目實施范圍與計劃的變更情況。這時候，文檔管理人員要做的文檔內(nèi)容應(yīng)該包括：項目范圍或內(nèi)容的變更情況以及變更理由、變更部分在項目實施過程中的狀態(tài)、變更對于項目進程和項目費用可能產(chǎn)生的影響等。在內(nèi)容變更之后，項目文檔進入變更批準(zhǔn)流程，經(jīng)過討論、審核，提交給項目組各級領(lǐng)導(dǎo)。在提交給領(lǐng)導(dǎo)時，相關(guān)方面要根據(jù)影響的重要性確定文檔提交的領(lǐng)導(dǎo)層的高度。文檔批準(zhǔn)以后方可執(zhí)行。
此外，項目文檔管理對于整個ERP項目實施的質(zhì)量監(jiān)控具有重要意義，這一點就如同ISO體系中的質(zhì)量記錄。通過對項目計劃與項目目標(biāo)文檔進行對照，有關(guān)方面可以有效地監(jiān)控項目實施的質(zhì)量。

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