員工需要每年體檢以確定身體的健康程度。而ERP系統(tǒng)上線之后，也需要定期對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行體檢，以確定系統(tǒng)的運(yùn)行狀況。當(dāng)發(fā)現(xiàn)體檢的結(jié)果不理想時(shí)，就需要有針對(duì)性的采取措施來進(jìn)行優(yōu)化。筆者認(rèn)為，企業(yè)項(xiàng)目管理員至少需要從如下幾個(gè)指標(biāo)來為系統(tǒng)進(jìn)行體檢。

指標(biāo)一：數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度

在給ERP系統(tǒng)進(jìn)行體檢的時(shí)候，最綜合的指標(biāo)就是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度。如果ERP系統(tǒng)相關(guān)的操作規(guī)范沒有嚴(yán)格執(zhí)行，那么最終反映到數(shù)據(jù)上，就是數(shù)據(jù)誤差比較大。如倉(cāng)庫(kù)的帳上數(shù)量與實(shí)物不符等。具體的說，需要核對(duì)如下幾組數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率。

一是ERP系統(tǒng)帳上庫(kù)存數(shù)量與實(shí)物數(shù)量的一致性。一般企業(yè)在年末都會(huì)對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)。此時(shí)需要以ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，對(duì)實(shí)物進(jìn)行盤點(diǎn)，然后確定兩者之間的差異。重要的是，需要分析差異的原因。有些差異是允許的，如損耗等造成的誤差。但是有些差異是不允許的。如沒有開單就發(fā)料、或者沒有開單就入庫(kù)等等。故分析庫(kù)存數(shù)據(jù)與實(shí)物之間的差異，并分析產(chǎn)生差異的原因，就可以了解用戶是否按標(biāo)準(zhǔn)在操作。

二是訂單中的未交貨明細(xì)。包括采購(gòu)訂單上的未交貨明細(xì)和銷售訂單上的未交貨明細(xì)。因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)都是根據(jù)其他單據(jù)更新的。如采購(gòu)訂單是根據(jù)收貨單更新收貨數(shù)量和未交貨數(shù)量，而銷售訂單則是根據(jù)出貨部門的單據(jù)來更新出貨數(shù)量與未出貨數(shù)量。這些單據(jù)都涉及到不同的部門。為此分析這些數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，可以判斷部門之間的協(xié)作有沒有問題。如果有問題的話，那么就需要采取措施，來確保他們之間的友好協(xié)作。

三是需要查看單據(jù)編號(hào)等是否符合要求。企業(yè)在上ERP系統(tǒng)之間，一般都需要編制一套編碼規(guī)則，包括各種單據(jù)的編號(hào)（如銷售訂單與采購(gòu)訂單的編號(hào)）、產(chǎn)品的編號(hào)、員工的編號(hào)等等。在實(shí)際工作中，筆者發(fā)現(xiàn)第一年員工基本上還可以遵守這個(gè)規(guī)則。但是隨著時(shí)間的推移，加上員工的頻繁流動(dòng)，會(huì)導(dǎo)致編碼比較混亂。如員工隨心隨意的編寫訂單號(hào)碼、產(chǎn)品編號(hào)等等。不一致的編碼規(guī)則會(huì)導(dǎo)致其它部門查詢數(shù)據(jù)的困難。故在體檢時(shí)，可以查詢員工是否按編碼規(guī)則在進(jìn)行編碼。特別是那些手工編碼的情況。如果發(fā)現(xiàn)沒有按編碼原則編寫，那么需要及時(shí)的更正，并加強(qiáng)對(duì)相關(guān)用戶的培訓(xùn)。

總之，筆者認(rèn)為，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度是最能夠反映ERP系統(tǒng)運(yùn)行狀況的一個(gè)指標(biāo)。在給ERP系統(tǒng)體檢時(shí)，需要抓住基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。就好像抓住了主要矛盾，能夠起到事半功倍的效果。當(dāng)然基礎(chǔ)數(shù)據(jù)并不僅僅只是包括這些內(nèi)容。在實(shí)際工作中，根據(jù)需要，還需要對(duì)價(jià)格表、供應(yīng)商明細(xì)表等記錄進(jìn)行審核。一般情況下，庫(kù)存數(shù)據(jù)需要根據(jù)企業(yè)的盤點(diǎn)作業(yè)來進(jìn)行核對(duì)?？梢酝ㄟ^抽盤等動(dòng)作來監(jiān)督員工的行為。而其他的數(shù)據(jù)，ERP系統(tǒng)稽核人員可以不定時(shí)地進(jìn)行。